Zu Händen: Richtig abkürzen und perfekt nutzen

Oft schreiben wir lieber E-Mails oder greifen kurz zum Telefonhörer, um Informationen auszutauschen, Fragen zu stellen und zu kommunizieren. Klassische Briefe gelten beinahe als altmodisch. Muss dann ein Brief geschrieben werden, kommt die Unsicherheit, wie dieser korrekt beschriftet wird. Den Zusatz zu Händen sollten Sie einbauen, damit ein Brief direkt beim vorgesehenen Empfänger landet. Aber wie wird dieser korrekt abgekürzt und genutzt? Bei all der digitalen Kommunikation fehlt es oft an solch praktischem Wissen. Dabei werden weiterhin viele Briefe an Behörden oder Unternehmen verschickt, bei denen ein zu Händen sinnvoll ist. Wir erklären mit Beispielen, wie Sie den Adresszusatz zu Händen abkürzen und richtig platzieren…

Zu Händen: Richtig abkürzen und perfekt nutzen

Wann verwendet man die Ergänzung zu Händen?

Wer einen Brief verschickt, muss dafür sorgen, dass dieser beim richtigen Empfänger ankommt. Im privaten Umfeld ist dies meist kein Problem, da Schreiben an einen eindeutigen Leser adressiert sind. Schicken Sie beispielsweise einen Brief an einen guten Freunde oder Ihre Familie, können Sie sicher sein, dass dieser genau dort ankommt – solange Sie Namen und Adresse richtig angegeben haben.

Das liegt daran, dass der Empfänger eindeutig ist. In Privathaushalten landet das Schreiben in einem einzelnen Briefkasten und von dort direkt in den Händen des Empfängers. Nach demselben Prinzip funktionieren E-Mails Adressen. Ihre digitale Post kommt direkt ins individuelle Postfach des Adressaten und wird bereits zu Händen des Empfängers zugestellt.

Eine andere Situation ist es, wenn eine solch eindeutige und direkte Zustellung nicht möglich ist. Dann brauchen Sie eine Zustellanweisung wie zu Händen.

Bei Behörden und größeren Unternehmen landet die Post zunächst in einer Annahmestelle und wird von dort in die jeweiligen Abteilungen weitergeleitet. Dort sitzt aber nicht nur ein Empfänger, sondern zahlreiche mögliche Leser – und im Zweifelsfall landet Ihr Brief nicht bei der Person, mit der Sie sich im Vorfeld bereits darüber unterhalten haben und die informiert ist.

Umgehen können Sie diese Schwierigkeit durch den Adresszusatz zu Händen. Hiermit geben Sie an, wer genau den Brief erhalten soll. Statt zufällig bei einem Sachbearbeiter auf dem Tisch zu landen oder in der Personalabteilung einem Personaler zugeteilt zu werden, kommt das Schreiben dann genau zu Händen des richtigen Empfängers.

Das hat gleich zwei Vorteile:

  • Schnellerer Austausch

    Durch ein zu Händen kommt Ihr Brief schneller beim Empfänger an, da er konkret einer Person zugeordnet wird. So verhindern Sie, dass Dokumente oder Unterlagen erst auf dem falschen Schreibtisch landen und von dort weitergegeben werden müssen. All das kostet Zeit, die Bearbeitung wird wieder nach hinten geschoben und die Antwort auf Ihr Schreiben und Ihr Anliegen verzögert sich. Nutzen Sie die Ergänzung zu Händen, steigern Sie die Chance auf schnellere Rückmeldung.

  • Keine wechselnden Ansprechpartner

    Es ist ein Frust, den fast jeder schon erlebt hat: Sie haben lange mit einem Ansprechpartner telefoniert, Ihre Situation ausführlich erklärt und auch Informationen erhalten. Nun müssen Sie noch ein Dokument einreichen – und bekommen eine Antwort von einem völlig anderen Ansprechpartner, der überhaupt nicht informiert ist und so können Sie alles noch einmal erklären und durchkauen.

    Wenn Sie die Unterlagen gleich zu Händen des ersten Ansprechpartners einschicken, verhindern Sie solche Wechsel und lenken die Kommunikation gezielt auf den richtigen Empfänger.

Wie wird zu Händen abgekürzt?

Adressfelder auf Briefen sind nicht unbedingt großzügig bemessen und wo Platz gespart werden kann, wird dies auch getan. Zu Händen wird deshalb sehr selten tatsächlich ausgeschrieben, sondern findet sich immer in abgekürzter Form auf Briefen.

Das wirft gleich die nächste Frage auf: Wie wird zu Händen richtig abgekürzt? In der Praxis sieht man hier verschiedene Abkürzungen und die gute Nachricht lautet: Mehrere Varianten sind möglich, wenn Sie zu Händen abkürzen wollen. Insgesamt sind in der deutschen Sprache drei Abkürzungen für zu Händen üblich:

  • z. Hd.
  • z. H.
  • z. Hdn.

In Österreich wird zusätzlich noch zH abgekürzt, dort und in der Schweiz wird zu Händen auch durch zuhanden ersetzt.

Besonders geläufig von diesen Zustellanweisungen ist die Form z.Hd., die auch vom Duden als Abkürzung vorgeschlagen wird. Sollten Sie eine andere Abkürzung nutzen, brauchen Sie sich aber keine Sorgen machen, dass Ihr Brief deshalb nicht richtig zugestellt wird.

Ist „zu Händen“ altmodisch?

Auf den ersten Blick vermutlich eine irritierende Frage – wir widmen dieser Zustellanweisung schließlich einen kompletten Artikel. Offensichtlich ist zu Händen noch in Benutzung. Allerdings ist die Frage nicht ganz unberechtigt.

Denn laut DIN 5008, der Norm für sämtlichen Schriftverkehr im Büro- und Verwaltungsbereich, ist zu Händen scheinbar altmodisch – es taucht nämlich gar nicht darin auf.

Aber es verhält sich vermutlich wie bei etlichen Knigge-Fragen. Einerseits wurde bereits vor Jahrzehnten festgestellt, dass es eigentlich überholt ist, anderen Menschen „Gesundheit“ zu wünschen, wenn diese niesen. Andererseits lässt es sich nach wie vor im Alltag beobachten.

Argumentiert wird, die Angabe des Namens sei bereits Erklärung genug, für wen der Brief bestimmt sei. Was so einfach klingt, kann sich in der Realität als tückisch erweisen. Wie erwähnt ist es bei größeren Unternehmen und Behörden gängige Praxis, dass sämtliche Briefe erst einmal in der internen Poststelle landen.

Falls keinerlei gesonderten Vermerke darauf sind, wird die Post dort bereits geöffnet und gegebenenfalls mit zusätzlichen Informationen an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet.

Sollte ich einen Brief persönlich/vertraulich adressieren?

Manches scheint sich im modernen Schriftverkehr erledigt zu haben. Eine schnelle E-Mail hier, eine kurze Whatsapp-Nachricht dort – vieles wird lockerer gehandhabt, sobald man unter seinesgleichen ist. Ist das jedoch nicht der Fall, lauern Fettnäpfe und Regelungen, die eingehalten werden müssen.

Der postalische Briefverkehr ist immer noch üblich im Umgang mit:

  • Hierarchisch Höhergestellten, beispielsweise wenn es um eine Vertragsänderung geht,
  • Behörden wie Gewerbeamt, Arbeitsagentur, Finanzamt, Einwohnermeldeamt,
  • Anwälten, Gerichten und Steuerberatern
  • Ärzten und Krankenkassen, beispielsweise wenn Sie sich krankmelden,

Was aber, wenn Sie wirklich vertrauliche Inhalte mitteilen wollen, die unter gar keinen Umständen beim falschen Adressaten landen? Die Abkürzung zu Händen mit dem Namen des Adressaten allein reicht da nämlich nicht – ist dieser im Urlaub oder krank, laufen Sie Gefahr, dass dennoch eine andere Person den Brief öffnet.

Auch handelt es sich um einen Irrglauben, es reiche der Name des Adressaten an erster Stelle vor dem Firmennamen, dass nicht ein anderer Mitarbeiter im Unternehmen den Brief öffnet.

Um diesen Sonderfall zu verhindern, müssen Sie noch den Hinweis „persönlich“ einfügen Statt persönlich können Sie auch vertraulich schreiben. Wird der Brief dennoch geöffnet, handelt es sich um einen Verstoß

Geht es Ihnen hingegen darum, dass Ihr Anliegen möglichst schnell bearbeitet wird und richtet sich Ihr Schreiben an eine Behörde, sind weitere Abkürzungen üblich. Sie können ins Adressfeld den Hinweis „o.V.i.A.“ anfügen, was so viel bedeutet wie „oder Vertreter im Amt“.

In diesem Fall wird also bewusst der Brief von einem Mitarbeiter geöffnet, der über bestimmte Sachverhalte im Bilde ist.

Zu Händen: Häufige Fragen und Antworten

Da zahlreiche Briefe durch Mails ersetzt werden, wissen viele gar nicht mehr, wie genau die Adresse inklusive dem Zusatz zu Händen überhaupt angegeben wird. Abschließend haben deshalb wir die häufigsten Fragen zusammengestellt und in einem kleinen FAQ für Sie beantwortet.

  • Wo gehört das zu Händen bei der Adresse hin?

    In DIN 5008 wird eine klare Reihenfolge der Angaben für das Adressfeld beschrieben. Dies stellt sicher, dass bei der elektronischen Verarbeitung Ihrer Post die Daten richtig erfasst werden und eine korrekte Zustellung erfolgen kann.

    Das Adressfeld folgt dabei einem genauen Aufbau und auch das zu Händen sollte auf bestimmte Weise gesetzt werden. Die folgenden Beispiele zeigen, an welche Stelle Sie die Abkürzung z. Hd. oder auch z. H. setzen:

    Zu Händen wird in jedem Fall vor den Namen gesetzt. Um eine erleichterte Zuordnung zu ermöglichen, können Sie davor (sofern bekannt) die genaue Abteilung setzen:

    Zu Haenden Altmodisch Din5008 Grafik1

    Ihr Brief kommt auch an, wenn die Abteilung unbekannt oder das Unternehmen so klein ist, dass keine gesonderten Abteilungen existieren. In dem Fall schreiben Sie zu Händen direkt zu Beginn der Zeile:

    Zu Haenden Altmodisch Din5008 Grafik2

    Ebenso zulässig (wenngleich seltener) ist die Abkürzung „z. Hdn.“ für zu Händen:

    Zu Haenden Altmodisch Din5008 Grafik3

    Wollen Sie sicher gehen, dass nur diese Person Ihren Brief öffnet, müssen Sie vorweg den Vermerk persönlich oder vertraulich schreiben:

    Zu Haenden Altmodisch Din5008 Grafik4

    Eine alternative Schreibung ist der Vermerk an oberster Stelle. So weiß auch der Sachbearbeiter in der Poststelle, dass der Brief direkt ungeöffnet weitergeleitet wird:

    Zu Haenden Altmodisch Din5008 Grafik5

    Wollen Sie eine schnelle Bearbeitung, empfiehlt sich bei Behörden das Kürzel o. V. i. A., das hinter den Namen gesetzt wird:

    Zu Haenden Altmodisch Din5008 Grafik6

  • Was passiert, wenn ich zu Händen falsch verwende?

    Wer nicht aufmerksam ist und das zu Händen auf dem Adressfeld an die falsche Stelle schreibt, verursacht damit möglicherweise Probleme bei der elektronischen Auslesung in der Poststation. Soll heißen: Die Geräte können den Brief nicht korrekt zuordnen. Dieser wird dann aussortiert und muss von Hand überprüft werden. Falls nötig wird das Adressfeld korrigiert. Im Normalfall wird Ihr Schreiben dann trotzdem zugestellt, es kann aber zu Verzögerungen kommen.

  • Wo platziere ich das zu Händen in einer E-Mail?

    Es ist eher untypisch, zu Händen auch in E-Mails zu verwenden. Der einfache Grund: E-Mail Adressen sind in der Regel bereits eindeutig zugeordnet und das Schreiben erreicht direkt den angegebenen Empfänger. Sollten Sie aber nur eine allgemeine Mail-Adresse, beispielsweise der gesamten Abteilung haben, können Sie den Zusatz zu Händen direkt an den Betreff anfügen.

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[Bildnachweis: Karrierefragen.de]
30. März 2020 Karrierefragen Redaktion Icon Autor: Karrierefragen Redaktion

Die Redaktion der Karrierefragen besteht aus ausgewiesenen Job- und Karriereexperten mit mehr als 20 Jahren Berufserfahrung. Sie sind zudem regelmäßige Autoren der Schwesterseite Karrierebibel.de mit mehr als 4 Millionen Lesern im Monat.

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