Wie verfasse ich ein Kündigungsschreiben?

Sie wollen sich beruflich verändern, wollen sich von Ihrem aktuellen Arbeitgeber trennen und ein Kündigungsschreiben aufsetzen. Der Beschluss ist gefasst, doch müssen Sie beim Kündigungsschreiben einiges beachten, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Gar nicht so leicht, schließlich schreiben Sie nicht alle paar Wochen ein solches Kündigungsschreiben. Wir beantworten die wichtigsten Fragen und zeigen, worauf Sie achten müssen…

Wie verfasse ich ein Kündigungsschreiben?

Welchen Inhalt muss ein Kündigungsschreiben haben?

Die Aussage eines Kündigungsschreibens scheint unmissverständlich. Sie wollen das Arbeitsverhältnis nicht weiterführen, die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen zu einem genannten Zeitpunkt auflösen und den geschlossenen Arbeitsvertrag beenden.

Soweit, so klar. Doch sollte ein Kündigungsschreiben einige inhaltliche Aspekte berücksichtigen, um Missverständnissen vorzubeugen und alle rechtlichen Fallstricke zu umgehen. Vorneweg gilt nach § 623 BGB: Ein Kündigungsschreiben muss immer schriftlich vorgelegt werden. Gemeint ist damit keine E-Mail, denn die elektronische Form ist unwirksam.

Auch mündlich ist die Kündigung nicht wirksam, erst ein tatsächliches Kündigungsschreiben beendet die Zusammenarbeit. Darüberhinaus sollten Sie diese Formvorschriften beachten, wenn Sie ein Kündigungsschreiben erstellen:

  • Persönliche Daten

    Im Briefkopf müssen Sie unbedingt Ihren vollständigen Namen und persönliche Daten wie Anschrift und Kontaktdaten angeben. Falls vorhanden, sollten Sie hier auch Ihre Personalnummer beim Arbeitgeber angeben. So wird deutlich, wer genau kündigt. Ebenso wichtig sind Name und Anschrift Ihres Arbeitgebers. Achten Sie unbedingt auf die Rechtschreibung und lesen Sie lieber mehrmals Korrektur, um auch den letzten Tippfehler zu vermeiden.

  • Datum

    Ebenfalls im oberen Teil des Kündigungsschreibens geben Sie das Datum an, an dem Sie die Kündigung einreichen. Dies ist wichtig, wenn es um die fristgerechte Einreichung der Kündigung geht. Wer ein Kündigungsschreiben zu spät einreicht, kann das Arbeitsverhältnis möglicherweise nicht zum genannten Termin beenden. Bei Ihrer Kündigung müssen Sie die vereinbarte Kündigungsfrist einhalten.

  • Betreff

    Um jedes Missverständnis zu vermeiden, sollten Sie in den Betreff ganz eindeutig das Wort Kündigung schreiben. Es benötigt keine weiteren Erklärungen, als Betreff und Überschrift reicht es für Ihr Kündigungsschreiben aus. Der einzige mögliche Zusatz ist Ihre Personalnummer, die Sie auch an dieser Stelle angeben können.

    Eine zweite Option ist die Angabe des Datums, an dem der Arbeitsvertrag unterschrieben wurde beziehungsweise zu welchem Datum er enden soll, Beispiel: Kündigung meines Arbeitsvertrages vom 1.3.2018 zum 1.8.2019. Auch können Sie direkt im Betreff erwähnen, wenn es sich um eine Kündigung in der Probezeit handelt.

  • Empfänger

    Sie sollten wissen, an wer der Empfänger Ihres Kündigungsschreibens ist. Dabei handelt es sich entweder um Ihren direkten Vorgesetzten oder um die Personalabteilung. Bringen Sie den Namen des Empfängers in Erfahrung, um das Schreiben nicht mit Sehr geehrte Damen und Herren zu beginnen. Erkundigen Sie sich deshalb im Vorfeld, an wen Sie Ihr Kündigungsschreiben adressieren.

  • Kündigungserklärung

    Der wichtigste Punkt im Kündigungsschreiben ist die sogenannte Kündigungserklärung. Gemeint ist die eindeutige und unmissverständliche Erklärung, dass Sie kündigen wollen und das Arbeitsverhältnis beenden. Diese Aussage gehört direkt in den ersten Satz, etwa in der einfachsten Form hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag zum TT.MM.JJJJ oder auch Hiermit kündige ich meinen bestehenden Arbeitsvertrag zum nächstmöglichen Termin.

  • Kündigungsfrist

    Um die Zusammenarbeit zu einem festen Zeitpunkt zu beenden, müssen Sie ein Datum für die Kündigungsfrist angeben. Nennen Sie das genaue Datum, zudem Sie das Arbeitsverhältnis beenden wollen. Zu welchem Termin Sie kündigen können, richtet sich nach Ihrer Kündigungsfrist. Diese beträgt Normalfall beträgt für Arbeitnehmer vier Wochen zum Monatsende oder zum 15. eines Monats. Statt nur zu schreiben Hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag. geben Sie also das Datum des letzten Arbeitstages zum Ende Ihrer Kündigungsfrist an, also Hiermit kündige ich fristgerecht zum TT.MM.JJJJ.

  • Zusätzliche Bitten

    Mit den vorherigen Punkten ist dafür gesorgt, dass das Arbeitsverhältnis endet und zu welchem Zeitpunkt dies geschieht. Im Anschluss können Sie noch weitere Aspekte anfügen und Ihren Arbeitgeber um bestimmte Dingen bitten. Sinnvoll ist es zum Beispiel, dass Sie sich den Erhalt des Kündigungsschreibens sowie den Termin zur Beendigung schriftlich bestätigen lassen. Auch um ein Arbeitszeugnis können Sie bereits im Kündigungsschreiben bitten.

  • Handschriftliche Unterschrift

    Ein ganz wichtiger Punkt zum Schluss: Vergessen Sie bitte nicht, das Kündigungsschreiben mit einer handschriftlichen Unterschrift zu versehen. Ein getippter Name auf dem Dokument reicht nicht aus! Erst mit Ihrer Originalunterschrift, die von Hand hinzugefügt wird, gehen Sie auf Nummer sicher, dass Ihr Kündigungsschreiben nicht unwirksam wird.

Was muss ich bei meinem Kündigungsschreiben beachten?

Beim Kündigungsschreiben haben Arbeitnehmer viele Fragen und Unsicherheiten. Woran muss ich denken? Was sollte ich bei einem Kündigungsschreiben bedenken?

Wenn Sie sich an die obigen Inhalte und Formvorgaben halten, steht einem wirksamen Kündigungsschreiben eigentlich nichts mehr im Weg. Um die häufigsten Fragen zu beantworten, haben wir in der folgenden Liste noch einmal die wichtigste Punkte erklärt, an die Sie bei einem Kündigungsschreiben denken sollten.

  • Das Kündigungsschreiben muss eindeutig sein

    Nicht jedem fällt das Verfassen eines Kündigungsschreibens leicht. Dabei müssen Sie auf den Punkt kommen und eindeutig formulieren. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum, verzichten Sie auf den Konjunktiv und konzentrieren Sie sich auf die Kernaussage: Hiermit kündige ich!

    Kein vielleicht, wenn oder aber. Kein Ich würde gern… Nach der Lektüre muss unmissverständlich klar sein, dass Sie kündigen und zu welchem Termin dies geschieht.

  • Sie müssen Keinen Grund im Kündigungsschreiben nennen

    Arbeitnehmer nennen im Kündigungsschreiben oftmals Begründungen und Rechtfertigungen. Das müssen Sie nicht! Um ein laufendes Arbeitsverhältnis fristgerecht zu kündigen, müssen Sie keinerlei Gründe angeben.

    Sie können bei einem guten Verhältnis zum Chef zwar beispielsweise persönliche Gründe für Ihren Schritt angeben, kommen aber auch ohne aus. Anders verhält es sich bei einer fristlosen Kündigung. Hier müssen Sie einen triftigen Grund nennen, beispielsweise länger ausbleibende Bezahlung, Beleidigungen oder tätliche Angriffe.

  • Ein befristeter Vertrag braucht kein Kündigungsschreiben

    Ein Kündigungsschreiben benötigen Sie nur, wenn Sie sich in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis befinden. Bei einem befristeten Arbeitsvertrag endet die Zusammenarbeit automatisch zum vereinbarten Datum.

    Nur wenn im befristeten Vertrag eine entsprechende Klausel festgelegt wurde, kann dieser vorzeitig gekündigt werden. Ausnahme ist auch hier die angesprochene fristlose Kündigung aus einem besonders schwerwiegenden Grund.

  • Sie riskieren eine Sperre beim Arbeitslosengeld

    Wer selbst ein Kündigungsschreiben einreicht, muss leider damit rechnen, eine Sperre für das Arbeitslosengeld zu erhalten. In der Regel wird eine dreimonatige Sperre verhängt, weil Sie in diesem Fall das Ende des Arbeitsverhältnisses selbst herbeigeführt haben.

    Ausnahmen sind beispielsweise möglich, wenn der Job Ihre Gesundheit nachweislich gefährdet oder wenn Sie aus nachvollziehbaren familiären Gründen umziehen und deshalb Ihren Job aufgeben müssen.

Wie muss ich ein Kündigungsschreiben formulieren?

Viel Theorie, eine Menge Informationen. Nun wissen Sie bereits alles, was Sie für ein Kündigungsschreiben brauchen – doch wie sieht ein solches aus?

Nachfolgend haben wir eine kleine Vorlage als Muster für ein Kündigungsschreiben erstellt. An diesem können Sie sich orientieren, sollten aber den Inhalt an Ihre individuelle Situation anpassen.


Max Mustermann
Hauptstraße 1
12345 Musterhausen

Fantasie GmbH
Personalabteilung z.H. Herr Müller
Gerichtsstraße 23
45678 Musterhausen

Datum (TT.MM.JJJJ)


Kündigung meines Arbeitsvertrages, Personalnummer: 12345678

Sehr geehrter Herr Müller,

hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag fristgerecht zum TT.MM.JJJJ.

Ich möchte mich bei Ihnen für die stets gute und kollegiale Zusammenarbeit bedanken. Sie haben mir die Möglichkeit gegeben, viel zu lernen und mich in den vergangenen fünf Jahren weiterzuentwickeln. Für Ihre Unterstützung bin ich sehr dankbar. Ich bedauere, dass ich mich aus persönlichen Gründen beruflich verändern muss.

Für die Zukunft wünsche ich Ihnen, den Kollegen und dem Unternehmen alles Gute und viel Erfolg.

Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt dieses Kündigungsschreibens sowie das genannte Datum, an dem der Arbeitsvertrag endet.

Zudem bitte ich Sie darum, mir ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu erstellen und mir dies – wenn möglich – zusammen mit meinen Arbeitspapieren an die obige Adresse zukommen zu lassen.

Mit freundlichen Grüßen

Max Mustermann (handschriftliche Unterschrift)

Weitere Muster und Vorlagen haben wir als kostenlosen Download (als WORD-Datei und PDF) für Sie zusammengestellt:

[Bildnachweis: SeventyFour by Shutterstock.com]
18. November 2019 Karrierefragen Redaktion Icon Autor: Karrierefragen Redaktion

Die Redaktion der Karrierefragen besteht aus ausgewiesenen Job- und Karriereexperten mit mehr als 20 Jahren Berufserfahrung. Sie sind zudem regelmäßige Autoren der Schwesterseite Karrierebibel.de mit mehr als 4 Millionen Lesern im Monat.

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