Wie kann ich ein Kündigungsschreiben verfassen?

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Wie kann ich ein Kündigungsschreiben verfassen?

Hier finden Sie eine Vorlage als Muster für ein Kündigungsschreiben. An dem Muster Kündigungsschreiben können Sie sich orientieren, sollten aber den Inhalt an Ihre individuelle Situation anpassen.

Weitere Muster und Vorlagen für ein Kündigungsschreiben finden Sie hier als kostenlosen Download (als WORD-Datei und PDF):

• Kündigungsschreiben Muster:Word-Vorlage, PDF-Muster
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• Kündigungsschreiben Vorlage: Word-Vorlage, PDF-Muster
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Welche Inhalte muss ein Kündigungsschreiben enthalten?

Im Kündigungsschreiben müssen Sie einige inhaltliche Aspekte berücksichtigen, um Missverständnissen vorzubeugen und alle rechtlichen Fallstricke zu umgehen. Zum Beispiel gilt nach § 623 BGB: Ein Kündigungsschreiben muss immer schriftlich vorgelegt werden. Eine Kündigung per E-Mail, WhatsApp, Fax, E-Postbrief oder SMS ist nicht zulässig. Auch mündlich ist eine Kündigung nicht wirksam, erst ein tatsächliches Kündigungsschreiben beendet die Zusammenarbeit.

Diese Formvorschriften müssen Sie beachten, wenn Sie ein Kündigungsschreiben erstellen:

• Persönliche Daten

  Im Briefkopf müssen Sie unbedingt Ihren vollständigen Namen und persönliche Daten wie Anschrift und Kontaktdaten angeben. Falls vorhanden, sollten Sie hier auch Ihre Personalnummer beim Arbeitgeber angeben. So wird ersichtlich, dass Sie es sind, der kündigt. Ebenso wichtig sind Name und Anschrift Ihres Arbeitgebers. Achten Sie unbedingt auf die Rechtschreibung und lesen Sie lieber mehrmals Korrektur, um auch den letzten Tippfehler zu vermeiden.

• Datum

  

  Im oberen Teil des Kündigungsschreibens geben Sie auch das Datum an, an dem Sie die Kündigung einreichen. Dies ist wichtig, wenn es um die fristgerechte Einreichung der Kündigung geht. Wer ein Kündigungsschreiben zu spät einreicht, kann das Arbeitsverhältnis möglicherweise nicht zum genannten Termin beenden. Bei Ihrer Kündigung müssen Sie die vereinbarte Kündigungsfrist einhalten.

• Betreff

  
Um jedes Missverständnis zu vermeiden, sollten Sie in den Betreff das Wort Kündigung schreiben. Es benötigt keine weiteren Erklärungen, als Betreff und Überschrift reicht es für Ihr Kündigungsschreiben aus. Der einzige mögliche Zusatz ist Ihre Personalnummer, die Sie auch an dieser Stelle angeben können. Eine zweite Option ist die Angabe des Datums, an dem der Arbeitsvertrag unterschrieben wurde beziehungsweise zu welchem Datum er enden soll. Beispiel: „Kündigung meines Arbeitsvertrages vom 1.3.2018 zum 1.8.2019“. Auch können Sie direkt im Betreff erwähnen, wenn es sich um eine Kündigung in der Probezeit handelt.

• Empfänger

  

  Sie sollten wissen, wer der Empfänger Ihres Kündigungsschreibens ist. Dabei handelt es sich entweder um Ihren direkten Vorgesetzten oder um die Personalabteilung. Bringen Sie den Namen des Empfängers in Erfahrung, um das Schreiben nicht mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ zu beginnen. Erkundigen Sie sich deshalb im Vorfeld, an wen Sie Ihr Kündigungsschreiben adressieren.

• Kündigungserklärung

  Der wichtigste Punkt im Kündigungsschreiben ist die sogenannte Kündigungserklärung. Gemeint ist die eindeutige und unmissverständliche Erklärung, dass Sie kündigen wollen und das Arbeitsverhältnis beenden. Diese Aussage gehört direkt in den ersten Satz, etwa in der einfachsten Form: „Hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag zum TT.MM.JJJJ“ oder auch „Hiermit kündige ich meinen bestehenden Arbeitsvertrag zum nächstmöglichen Termin“.

• Kündigungsfrist

  
Nennen Sie das genaue Datum, zudem Sie das Arbeitsverhältnis beenden wollen. Zu welchem Termin Sie kündigen können, richtet sich nach Ihrer Kündigungsfrist. Diese beträgt im Normalfall für Arbeitnehmer vier Wochen zum Monatsende oder zum 15. eines Monats. Statt nur zu schreiben „Hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag“ geben Sie also das Datum des letzten Arbeitstages zum Ende Ihrer Kündigungsfrist an: „Hiermit kündige ich fristgerecht zum TT.MM.JJJJ“.

• Zusätzliche Bitten

  
Im Anschluss können Sie noch weitere Aspekte anfügen und Ihren Arbeitgeber um bestimmte Dinge bitten. Sinnvoll ist es zum Beispiel, dass Sie sich den Erhalt des Kündigungsschreibens sowie den Termin zur Beendigung schriftlich bestätigen lassen. Auch um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis können Sie bereits im Kündigungsschreiben bitten.

• Handschriftliche Unterschrift

  

  Vergessen Sie bitte nicht, das Kündigungsschreiben mit einer handschriftlichen Unterschrift zu versehen. Ein getippter Name auf dem Dokument reicht nicht aus! Erst mit Ihrer Originalunterschrift, die von Hand hinzugefügt wird, gehen Sie auf Nummer sicher, dass Ihr Kündigungsschreiben nicht unwirksam wird.

Was muss ich bei der Kündigung beachten?

Diese 4 Aspekte sollten Sie beachten, wen Sie Ihr Kündigungsschreiben verfassen:

1. Das Kündigungsschreiben muss eindeutig sein

   

   Nicht jedem fällt das Verfassen eines Kündigungsschreibens leicht. Dabei müssen Sie auf den Punkt kommen und eindeutig formulieren. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum, verzichten Sie auf den Konjunktiv und konzentrieren Sie sich auf die Kernaussage: Hiermit kündige ich! 
Kein vielleicht, wenn oder aber. Kein „Ich würde gern’…“ Nach der Lektüre muss unmissverständlich klar sein, dass Sie kündigen und zu welchem Termin dies geschieht.

2. Sie müssen keinen Grund im Kündigungsschreiben nennen

   

   Arbeitnehmer nennen im Kündigungsschreiben oftmals Begründungen und Rechtfertigungen. Das müssen Sie nicht! Um ein laufendes Arbeitsverhältnis fristgerecht zu kündigen, müssen Sie keinerlei Gründe angeben. Sie können bei einem guten Verhältnis zum Chef zwar persönliche Gründe für Ihren Schritt angeben, wenn Sie wollen, kommen aber auch ohne aus. Anders verhält es sich bei einer fristlosen Kündigung. Hier müssen Sie einen triftigen Grund nennen, beispielsweise länger ausbleibende Bezahlung, Beleidigungen oder tätliche Angriffe.

3. Ein befristeter Arbeitsvertrag macht ein Kündigungsschreiben überflüssig

   
Ein Kündigungsschreiben benötigen Sie nur, wenn Sie sich in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis befinden. Bei einem befristeten Arbeitsvertrag endet die Zusammenarbeit automatisch zum vereinbarten Datum. Nur wenn im befristeten Vertrag eine entsprechende Klausel festgelegt wurde, kann dieser vorzeitig gekündigt werden. Ausnahme ist auch hier die angesprochene fristlose Kündigung aus einem besonders schwerwiegenden Grund.

4. Sie riskieren eine Sperre beim Arbeitslosengeld

   
Wer selbst ein Kündigungsschreiben einreicht, muss damit rechnen, eine Sperre für das Arbeitslosengeld zu erhalten. In der Regel wird eine dreimonatige Sperre verhängt, weil Sie in diesem Fall das Ende des Arbeitsverhältnisses selbst herbeigeführt haben. Ausnahmen sind unter anderem möglich, wenn der Job Ihre Gesundheit nachweislich gefährdet oder wenn Sie aus nachvollziehbaren familiären Gründen umziehen und deshalb Ihren Job aufgeben müssen.