Wie kann ich mein Zeitmanagement verbessern?

Wie kann ich mein Zeitmanagement verbessern? Eine Frage, die Sie sich bestimmt häufiger stellen. Das meiste aus der Zeit herauszuholen und eine gewisse Zeitspanne so effektiv, wie möglich nutzen: Die Grundlage dafür bildet das Zeitmanagement. Der Begriff setzt sich aus dem Selbstmanagement und der Produktivität zusammen. Das bedeutet, dass Sie Ihr eigenes Management für die maximale Produktivität in einer gewissen Zeit finden. Hier erfahren Sie, wie Sie zum Meister des Zeitmanagements werden und welche Tipps besonders hilfreich sein können…

Wie kann ich mein Zeitmanagement verbessern?

Welche Zeitmanagement-Methoden und Tools gibt es?

Ein erfolgreiches Zeitmanagement baut vor allem seine Grundlage auf gewissen Tools oder Know-Hows, die es Ihnen erleichtern, ihre Zeit so produktiv und sinnvoll, wie möglich zu nutzen. Hier ist es völlig irrelevant, was Sie in ihrer Zeit erledigen möchten. Wichtig ist vor allem, dass Sie konsequent bleiben und ihre Produktivität steigern möchten.

Eine gute Unterstützung aus meiner Erfahrung sind hier Apps, die das allgemeine Zeitmanagement optimieren und deine Produktivität antreiben. Im Folgenden finden Sie die hilfreichsten und effektivsten Apps, die auch ihnen ermöglichen, die begrenzte Zeit sinnvoll(er) zu nutzen.

Der erste Schritt für mehr Produktivität und effektivere Nutzung der Zeit ist eine Planung. Das kann zum Beispiel in Form von To-Dos ablaufen. Folgende Apps sind hierfür sinnvoll:

  • Wunderlist App: Hier können Sie eine To-Dos eintragen und nach Priorität sortieren.
  • Trello: Bei Trello können Sie Listen für verschiedene Aufgaben erstellen.
  • Zenkit: Hier bekommen Sie sogar To-Dos, Mindmaps und Co in einem.

Um das Zeitmanagement erfolgreich zu absolvieren, bringen Ihnen einige Apps Grundlagen oder Methoden bei, die zur Produktivitätssteigerung beitragen sollen:

  • Focus: Mit dieser App erlernen Sie die Pomodoro Technik (siehe weiter unten).
  • Rescue Time: Zu viel Zeit auf Social Media? Mit Rescue Time bekommen Sie die Sucht in den Griff.
  • Fabulous: Mit Fabulour eignen Sie sich fast unbemerkt produktive Gewohnheiten an, die Sie beim Zeitmanagement nachhaltig unterstützen sollen.

Zur Produktivität gehört auch Ordnung. Sowohl im Kopf, als auch in den Arbeitsmaterialien. Mit diesen Apps verschaffen Sie sich mehr Übersicht in Ihren Unterlagen:

  • Xodo PDF Reader & Editor: Diese App kooperiert mit Google Drive und anderen virtuellen Speicherorten und verwaltet alle Dokumente.
  • Paper Scan: Mit dieser App können Sie Dokumente scannen, speichern oder weiterleiten.

Ihnen sind die klassischen Methoden zu trocken? Wieder andere Apps gehen das Zeitmanagement spielerisch und fiktiver an:

  • Forest: Sie arbeiten produktiv – ein Baum wächst. Sie schauen auf Ihr Smartphone und lassen Ablenkung zu – Ihr Baum stirbt.
  • Habiticia: Mit einem Avatar im Rollenspiel erlernen Sie, produktiver zu leben.

Welche Tipps verbessern mein Zeitmanagement?

Die Apps sollen hier natürlich lediglich als Unterstützung und Anhaltspunkt dienen. Das bedeutet nicht, dass alleine die Verwendung dieser Apps das Zeitmanagement verbessert. Dazu gehört vor allem Durchhaltevermögen und Selbstdisziplin.

Mit dem Aneignen folgender Methoden können Sie ihr Zeitmanagement optimieren und die Produktivität sichtbar steigern:

  • Die Pomodoro Technik

    Ein Ansatz, der für ein äußerst effektives Zeitmanagement steht, ist die Pomodoro Technik. Hier geht es um eine Zeiteinteilung, die für ein produktives und konstantes Arbeiten sorgt.

    Sie basiert auf der Annahme, dass sich der Mensch nur 25 Minuten in einer hochkonzentrierten Phase befinden kann und danach die Konzentration stetig abnimmt. Somit ist die Pomodoro Technik eine zeitliche Einteilung von einer 25- bis 30-minütigen Arbeitsphase, gefolgt von 5 Minuten Pause.

    Diesen Rhythmus können Sie den gesamten Arbeitstag über anwenden und nach dem vierten Zyklus ist eine Pause von circa einer halben Stunde nötig. Anhand dieser Einteilung gelingt es oft, produktiv zu arbeiten und in den Pausen einen klaren Kopf zu bekommen, um dann wieder mit höchster Konzentration fortzusetzen.

  • Die A-L-P-E-N Methode

    In dieser Methode geht es ebenfalls um den allgemeinen Ablauf für die maximale Produktivität.

    • A(rbeitsaufgaben): Erstelle eine To-Do Liste für den Tag
    • L(änge der Aufgaben): Setze dir ein Zeitfenster für jedes To-Do
    • P(ufferzeiten für Freizeit): Nimm dir Zeit für spontane Unterbrechungen
    • E(ntscheidung der wesentlichen Aufgaben): Priorisiere deine Aufgaben grundlegend
    • N(achkontrolle): Überprüfe deine erledigten Aufgaben gründlich

    Mit dieser Methode lernen Sie auf der einen Seite das Priorisieren von wichtigen Aufgaben aber auch einen weiteren wichtigen Teil des Zeitmanagements: die Kalkulation der Zeit pro Aufgabe.

    Oft nimmt man sich zu viel Zeit für eine Aufgabe, die auf eine produktive Art und Weise in wenigen Minuten erledigt werden kann. So verknüpft die ALPEN-Methode einige der wichtigsten Prinzipien und gilt als wichtiger Wegweiser für ein ideales Zeitmanagement.

  • Die Salami-Taktik

    Die Salami-Taktik hilft vor allem in Sachen Motivation. Hier geht es um die Definition beruflicher Ziele und das Priorisieren dieser Ziele. Somit wird hier nach dem WARUM gesucht, eine Antwort, die vor allem die Produktivität enorm steigern kann.

  • Die A-B-C-D Analyse

    Bei dieser Methode analysiert man seine Aufgaben und entscheidet so über deren Wichtigkeit und Priorität. Wenn Sie eine Aufgabe unter dem Buchstaben A einordnen, gilt sie als ausschlaggebend für ihre Ziele, während eine D-Aufgabe eher hindernd wirkt und am besten eliminiert werden soll. So erkennen Sie schnell, was wirklich wichtig ist und können entsprechend Ihren Tag strukturiert planen.

  • Die Getting Things Done Methode

    Getting Things Done ist schon ein sehr passender Satz für die Verbesserung deines Zeitmanagements und genauso hilfreich ist auch die Methode selbst. Diese umfasst vor allem die wesentlichen Schritte für das erfolgreiche Bearbeiten einer Aufgabe.

    Von Erfassen der Aufgaben über das Klären und Organisieren von Fragen bis hin zum letztendlichen Erledigen, führt diese Methode Schritt für Schritt zu einem Produktivitäts-Boost.

Wie kann ich besser Prioritäten setzen?

Ein ausschlaggebender Punkt, um ihr Zeitmanagement zu verbessern und generell produktiver und erfolgreicher zu arbeiten, sind die Prioritäten.

Anhand von Prioritäten entscheiden Sie, was wirklich wichtig ist, was Sie wirklich weiterbringt und was zu ihrem Erfolg beiträgt. Auch dies ist eine Fähigkeit, die man lernen muss und mit der Hilfe von diesen Methoden kann das gelingen:

  • Die SMART-Methode

    Um Prioritäten zu definieren, müssen Sie Ihre Ziele kennen. Mit einer (S)pezifischen Beschreibung der Ziele wird der Anfang gemacht. Anhand von (M)essbaren Fakten gewinnt man an Klarheit und kann seine Ziele (A)ttraktiv vor seinem inneren Auge gestalten. Wichtig bei dieser Methode ist vor allem, dass ihre Ziele (R)ealistisch sind und Sie Ihr (T)iming nie aus den Augen verlieren. Einfach SMART eben.

    Smart Methode Definition Grafik

  • Das Eisenhower-Prinzip

    Als Grundlage für das Eisenhower-Prinzip notiert man alle Ziele oder Aufgaben auf ein Blatt Papier. Dann erstellt man vier unterschiedliche Quadranten, die jeweils für wichtige und entscheidende Aufgaben bis hin zu unbedeutenden Aufgaben stehen. So gewinnt man einen Überblick und kann die Prioritäten anhand des Ergebnisses ganz einfach setzen.

    Eisenhower Prinzip Matrix Wichtig Dringend Grafik

  • Die Ivy-Lee Methode

    Um ihr Zeitmanagement zu optimieren, sollten Sie am Vortag oder am Morgen eine Liste mit den anstehenden Aufgaben anfertigen. Versuche Sie die wichtigste Aufgabe gleich zu Beginn zu erledigen. Arbeiten Sie sich anschließend Stück für Stück durch die Liste. Fügen Sie nach jedem erledigten To-Do ein Kreuz in der Liste hinzu, das sorgt für deutlich mehr Motivation als ein sprunghaftes Abrackern.

In diesem Zusammenhang können Sie auch die Pomodoro-Technik oder die ALPEN-Methode mit einfließen lassen, um gleichzeitig ihre Prioritäten zu definieren.

Wichtig ist Allgemeinen, dass Sie hier konsequent vorgehen und ehrlich zu sich selbst sind.

Stellen Sie sich jeden Morgen vor, Sie könnten nur eine Aufgabe erledigen. Welche wäre das? Sie würden höchstwahrscheinlich die erledigen, die besonders wichtig ist oder Sie am nächsten zu ihrem Ziel bringt – Oder? Genau nach diesem Prinzip können erfolgreich Prioritäten gesetzt werden. Das ist wohl der entschiedenste Grundpfeiler für ein optimales Zeitmanagement.

Zeitmanagement: Die Basis für Erfolg

Die Bedeutung von einem optimalen Zeitmanagement ist ausschlaggebend für jeden Erfolg. Egal ob im Arbeitsleben oder in persönlichen Zielen.

Hierzu gehört die Organisation, die Konsequenz und die Priorisierung von Dingen.

Klar, im Leben fühlen wir uns oft überwältigt und meinen, vor einem riesigen Berg an Aufgaben zu stehen. Mit dem richtigen Zeitmanagement können Sie diesen Berg und noch viele weitere bezwingen und klettern so Etappe für Etappe ihrer persönlichen Bergspitze entgegen.

Über den Autor

Marcel Reperich vom Shift Your Career Podcast spricht regelmäßig mit erfahrenen Karriere-Coaches, Glücksforschern, Entrepeneuren, Künstlern & New Work Experten. Mit seinen Interviews möchte er dir die nötige Inspiration & Motivation für einen beruflichen Neuanfang verschaffen.

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[Bildnachweis: Karrierefragen.de]
30. März 2020 Gastautor Artikel Icon Autor: Gastautor

Dieser Artikel wurde von der Redaktion lediglich bearbeitet und minimal redigiert, um ihm dem Redaktionssystem anzupassen. Verantwortlich für den Inhalt und die Richtigkeit der darin gemachten Aussagen und Links ist allein der/die genannte (Gast)Autor(in).

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