Wie kann ich ein Jahresgespräch vorbereiten?
Zugegeben, so manche Jahresgespräche verlaufen langweilig, steif, einseitig. Sie sind eher jährlicher Pflichttermin als offener Dialog.
Die wichtigste Vorbereitung auf das Jahresgespräch ist daher Ihre Einstellung dazu – trotz möglicher, negativer Erfahrungen. Betrachten Sie den Termin mit dem Chef als Chance: Sie begegnen Ihrem Vorgesetzten darin grundsätzlich auf Augenhöhe und sprechen über Ihre Arbeit, Ihre Leistungen und Erfolge. Davon können beide Seiten nur profitieren und viel Positives für das kommendes Jahr mitnehmen.
Ja, so ein Gespräch mit dem Chef kann auch schief gehen oder oder Unerfreuliches zu Tage fördern. Aber selbst Kritik – so sie denn sachgerecht und konstruktiv ist – eröffnet Ihnen Möglichkeiten:
- Sie erkennen, wie der Chef Sie und Ihre Arbeit beurteilt.
- Sie haben die Gelegenheit, Ihre Leistungen aus Ihrer Sicht vorzustellen.
- Sie haben die Chance, Missverständnisse zu korrigieren.
- Durch Ihr Verhalten signalisieren Sie Kritikfähigkeit und Lernbereitschaft.
- Sie können aus möglichen Defiziten und Problemen lernen und gemeinsame Lösungen finden.
- Sie können unrealistische Ziele und Erwartungen neu formulieren.
Entscheidend ist, dass Sie das Jahresgespräch auch als echtes Gespräch verstehen – und nicht nur als Monolog und Feedback oder gar Kritik des Chefs. Ein erfolgreiches Jahresgespräch lebt davon, dass beide Seiten im Verlauf miteinander sprechen und gemeinsam die Zusammenarbeit in der Zukunft neu definieren.
Betrachten Sie sich selbst dabei nicht nur als Zuhörer oder Gast, sondern gleichfalls als GesprächsPARTNER und Talkmaster.
Das Ergebnis ist dann meist ein Mittelweg aus Kritik und Anerkennung, Korrektur und Bestätigung, Vergangenheitsbewältigung und Zielvereinbarung. Und alles – hoffentlich – in einer stets professionellen, respektvollen und sachlichen Atmosphäre.
Um das Jahresgespräch optimal vorzubereiten, sollten Sie beide daher…
- Einen festen Termin dafür vereinbaren und sich ausreichend Zeit dazu nehmen. Mindestens eine Stunde.
- Überdies sollten Sie dazu einen ruhigen Ort suchen, wo das 4-Augen-Gespräch in offener und angenehmer Atmosphäre stattfinden kann.
- Sie selbst sollten vorab das bisherige Jahr reflektieren und sich Notizen dazu machen, was Sie ansprechen wollen.
- Setzen Sie sich durchaus selbstkritisch mit Ihren vergangenen Leistungen auseinander und formulieren Sie, wo Sie selbst noch Verbesserungspotenzial erkennen.
- Unterfüttern Sie Ihre Argumente mit relevanten Zahlen. Das wirkt immer stärker, als eine Meinung vorzutragen. Motto: Das sehe ich aber anders…
Wichtige Fragen, die Sie vor dem Jahresgespräch beantworten können sollten, lauten zum Beispiel:
- Wie schätze ich mich und meine Erfolge ein?
- Was habe ich im vergangenen Jahr geleistet?
- Welche zuvor formulierten Ziele habe ich erreicht?
- Welche nicht und warum?
- Was habe ich im vergangenen Jahr gelernt?
- Worin habe ich mich verbessert und weiterentwickelt?
- Lassen sich meine Erfolge quantifizieren und mit Zahlen belegen?
- Worauf bin ich stolz?
- Womit bin ich unzufrieden?
- Was kann ich an meiner Arbeitsweise verbessern?
- Was läuft gut im Job?
- Wie empfinde ich die Zusammenarbeit (im Team, mit dem Chef)?
- Wo besteht Verbesserungspotenzial?
- Welche Ziele setze ich mir für das kommende Jahr?
- Welche Aufgaben würde ich gerne übernehmen, welche Projekte initiieren?
- Welche Kompetenzen müsste ich dafür noch lernen oder weiterentwickeln?
- Was benötige ich, um künftig einen sehr guten Job machen zu können?
Indem Sie diese Fragen während der Vorbereitung zum Jahresgespräch für sich beantworten, entwickeln Sie gleichsam eine Art Gesprächsleitfaden für sich und sind in der Lage, an manchen Stellen die Gesprächsführung zu übernehmen. Tatsächlich ist es durchaus ein gutes Zeichen, wenn Sie von sich selbst aus, Defizite ansprechen und Lösungen oder Ziele proaktiv formulieren.
Wie verhalte ich mich?
Derart optimal vorbereitet, können Sie durchaus entspannt ins Jahresgespräch gehen. Nehmen Sie ruhig Ihre Notizen beziehungsweise Ihren Leitfaden für das Gespräch mit. Das zeigt auch optisch, dass Sie den Termin ernst nehmen und ich ausreichend vorbereitet haben.
Ansonsten gelten dieselben Grundregeln fürs Jahresgespräch wie für alle Gespräche mit dem Chef:
- Hören Sie aufmerksam zu.
- Stellen Sie Rückfragen, wenn Sie etwas nicht verstanden haben.
- Haken Sie nach, wenn Sie eine Einschätzung nicht nachvollziehen können.
- Bleiben Sie aber stets respektvoll und sachlich im Ton.
- Nehmen Sie (berechtigte) Kritik dankbar an und rechtfertigen Sie sich nicht jedes Mal.
- Übernehmen Sie Verantwortung für eigene Fehler oder Unterlassungen.
- Zeigen Sie Lernwille und bieten Sie von sich aus Lösungen an.
- Formulieren Sie eigene Ziele und beweisen Sie Wachstumswillen.
Was kann ich nach dem Jahresgespräch tun?
Üblicherweise endet ein Jahresgespräch damit, dass ein Protokoll erstellt wird, welches beide – Chef und Mitarbeiter – unterschreiben. Darin stehen nicht nur alle angesprochenen Punkte, sondern meist auch die Zielvereinbarung für das kommende Jahr.
Das Protokoll ist damit zugleich die Gesprächsgrundlage für das kommende Jahresgespräch.
Weil manchmal nicht genug Zeit bleibt, alles anzusprechen, was Ihnen wichtig ist, haben Sie nach dem Jahresgespräch noch die Gelegenheit, diese Punkte auf schriftlichem Weg einzubringen – mit der Bitte sie ins Protokoll aufzunehmen. Alternativ können Sie auch um ein sogenanntes Nachgespräch bitten.
Ansonsten nutzen Sie das Jahresgespräch (sowie Ihren persönlichen Leitfaden aus den obigen Fragen) dazu, Ihren Job im kommenden Jahr zu verbessern und motiviert ins neue Jahr zu starten. Wie gesagt: Wenn Sie das Gespräch auch selber führen, haben Sie darin eine großartige Chance, die Weichen für Ihre berufliche Zukunft selber zu stellen und am Fahrplan Ihrer Karriere mitzuwirken – mögliche Weiterbildungen und Gehaltserhöhungen inklusive.
