Was muss ich beim Abschlussgespräch beachten?

Was ist ein Abschlussgespräch?

Als Abschlussgespräch bezeichnet man ganz allgemein den Austausch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer am Ende eines bestimmten Zeitraums. Zum Beispiel gibt es Abschlussgespräche oft am Ende eines Praktikums, der Probezeit, eines Traineeprogramms, Volontariats oder der Ausbildung. Dann geht es inhaltlich hauptsächlich darum, wie sich der Azubi oder Trainee geschlagen hat und ob er übernommen wird.

In vielen Unternehmen ist das Abschlussgespräch fester Bestandteil des Offboarding-Prozesses. Das bedeutet: Es kommt immer dann zum Einsatz, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Es handelt sich dann um ein Abschlussgespräch im wörtlichen Sinne: Die Zusammenarbeit wird abgeschlossen.

Man kennt das Abschlussgespräch auch als…

• Exit-Gespräch
• Exit-Interview
• Austrittsgespräch

Ob der direkte Vorgesetzte das Abschlussgespräch mit einem scheidenden Mitarbeiter führt, hängt auch vom beiderseitigen Verhältnis ab. War es sehr spannungsgeladen, ist eine ehrliche und vertrauensvolle Konversation schwierig bis unmöglich, ein reinigendes Gewitter manchmal das Best-Case-Szenario. In diesem Fall könnte ein Mitarbeiter aus der Personalabteilung die Leitung des Gesprächs übernehmen. Das schafft Distanz und versachlicht die Rahmenbedingungen.

In jedem Fall sollte dem Mitarbeiter nicht mehr als eine Person aus dem Unternehmen gegenübersitzen. Sonst kann es sehr leicht zu einem Ungleichgewicht oder gar einer Einschüchterung kommen.

Der beste Zeitpunkt für ein Abschlussgespräch ist – in den meisten Fällen jedenfalls – jener unmittelbar vor dem Weggang des Mitarbeiters. Jetzt haben sich beide Seiten mit dem Weggang arrangiert und sind mental (hoffentlich) bereit, ein Fazit zu ziehen. Auch kann es hinterher nicht mehr zu Spannungen am Arbeitsplatz kommen, sollte das Gespräch wider Erwarten katastrophal verlaufen.

Empfehlenswert ist ein neutraler Ort für das Exit-Interview. Ein Austrittsgespräch sollte also weder im Büro des Mitarbeiters noch im Personalbüro stattfinden. Ein Konferenzraum oder Meeting-Raum bieten sich an. Dadurch entsteht keiner Seite ein „Heimvorteil“.

Welche Vorteile hat das Abschlussgespräch?

Aus den Augen, aus dem Sinn! Nach einer Kündigung will man nur noch so schnell wie möglich das Weite suchen. Die Emotionen sind nachvollziehbar und völlig menschlich. Dennoch: Das Abschlussgespräch bietet für beide Seiten Vorteile und Chancen. Nicht nur der Ex-Arbeitgeber profitiert von der Aussprache. Auch Sie selbst können einen positiven wie professionellen Eindruck hinterlassen.

Die wichtigsten Vorteile des Abschlussgesprächs sind:

• Das Exit-Gespräch erlaubt beiden Seiten, ein Fazit zu ziehen.
• Sie gehen im Guten auseinander.
• Sie haben keine Sanktionen mehr zu befürchten.
• Sie erkennen, was Sie im nächsten Job besser machen können oder müssen.
• Der Arbeitgeber erkennt seinerseits Verbesserungspotenziale.
• Sie können womöglich die Bedingungen für Ihre Ex-Kollegen verbessern.
• Sie halten sich die Option offen, sich in ein paar Jahren vielleicht wieder hier zu bewerben.
• Das Gespräch kann Wogen glätten und die Arbeitgeber-Reputation verbessern (oder ein schlechtes Arbeitszeugnis im letzten Moment verhindern).

Für Arbeitgeber ist das Abschlussgespräch ein vielversprechendes Vehikel, um das eigene Arbeitgeberimage zu verbessern. Motto: Wer im Guten geht, redet später nicht schlecht. An negativer Mund-zu-Mund-Propaganda oder schlechten Bewertungen bei Kununu hat schließlich kein Unternehmen Interesse. Darum verfügen Sie als künftiger Ex-Mitarbeiter im Exit-Interview durchaus über Hebel, über eine kleine Machtposition gar. Pluspunkt!

Mancher Arbeitgeber bittet womöglich auch um ein Abschlussgespräch, um Sie von der Kündigung wieder abzubringen. Schließlich verliert das Unternehmen mit Ihnen eine Fachkraft und hat so wieder neue Recruitingkosten. Dies könnte sogar zur Folge haben, dass Ihnen mancher Chef eine sofortige Gehaltserhöhung anbietet.

Überlegen Sie sich das aber genau. Denn: Wer für Geld bleibt, geht später auch für (noch mehr) Geld. Zudem wiegt die Gehaltserhöhung nicht zwingend die Gründe auf, weswegen Sie das Unternehmen ursprünglich verlassen wollten.

Welche Nachteile hat das Abschlussgespräch?

Ganz klar: Der Arbeitgeber kann die Informationen, die er aus dem Abschlussgespräch zieht, zu seinen Gunsten verwenden – und gegen Sie. Er könnte Sie in der Branche schlecht machen oder in der Belegschaft, Sie als Petze, Feigling oder Querulant verunglimpfen oder…

Selbst wehren können Sie sich hinterher kaum noch. Sie sind dann weit weg, Ihr Chef aber noch da. Sein Wort wird gehört, Ihres nicht. Dass der Gesprächspartner diskret mit Ihrem Feedback umgeht, haben Sie jedenfalls nicht in der Hand. Daher sollten Sie sich gut überlegen, was Sie preisgeben und was nicht.

Und um ehrlich zu sein: Großartigen Nutzen werden Sie als (Ex-)Mitarbeiter aus einem Exit-Gespräch auch nicht ziehen. Das Unternehmen hat selbstverständlich in erster Linie die eigenen Vorteile im Blick: Reputation, Optimierungspotenziale usw. Sie verlieren nur Zeit, die Sie womöglich viel lieber in die Jobsuche oder Einarbeitung in den neuen Job investiert hätten. Und bei einem schlechten Gesprächsverlauf verlieren Sie auch noch den letzten Nerv…

Generell kann Sie niemand zum Abschlussgespräch zwingen. Wenn Sie gekündigt haben, machen Sie Ihren Job bitte professionell weiter. Noch werden Sie schließlich dafür bezahlt! Warum Sie aber gehen – darüber schulden Sie niemandem Rechenschaft.

Es kann aber – wie gesagt – auch Vorteile haben, sich mittels eines offenen Feedbacks auszusöhnen und im Guten zu trennen.

Wie sollte ich mich im Exit-Gespräch verhalten?

Grundsätzlich gilt es, zunächst eine offene und positive Atmosphäre im Abschlussgespräch zu schaffen. Die Grundstimmung sollte nicht belastet oder vergiftet sein. Sonst bringt die Aussprache gar nichts. Wer sich dabei in die Enge getrieben oder zu Rechtfertigungen genötigt fühlt, wird keine ehrlichen oder konstruktiven Antworten geben.

Umgekehrt sollten aber auch Sie ohne Rachegelüste oder vergleichbare Emotionen in das Austrittsgespräch gehen. Die Haltung darf befreit sein, sollte dem Wesen nach aber nobel und souverän bleiben. Beweisen Sie Größe im Umgangston – zu jedem Zeitpunkt!

Zum Beispiel so:

• Danken Sie für die bisherige Zusammenarbeit (auch wenn die wenig vergnüglich war).
• Bedanken Sie sich für die Erfahrungen, die Sie machen durften (was herrlich doppeldeutig sein kann).
• Wertschätzen Sie alles, was Sie gelernt haben. Man bildet sich in jedem Job weiter.
• Bekräftigen Sie nochmal, dass Sie im Guten auseinander gehen. Der Tenor sollte sein: Dieser Job war nicht schlecht, aber der andere besser und er ermöglicht Ihnen, sich weiterzuentwickeln.

Solange Sie konstruktiv und sachlich bleiben, dürfen Sie generelle Kritik äußern – stets verbunden mit Verbesserungsvorschlägen.

Persönliche Angriffe gegen den Ex-Chef, dessen Führungsstil oder einzelne Kollegen sollten Sie sich indes verkneifen. So etwas sollten Sie verklausulieren und freundlich verpacken. Andernfalls wirkt es immer ein wenig kleinlich und beleidigt.

Was sind die größten Tabus im Exit-Interview?

Mitarbeiter kommen wegen des Jobs – und gehen wegen des Chefs. Diese alte Weisheit hat sich schon viele Male bewahrheitet. So formulieren sollten Sie das im Exit-Interview trotzdem nicht. Dazu, dass das Abschlussgespräch seine positive Wirkung entfalten kann, ist schonungslose Ehrlichkeit eher der falsche Weg.

Richtig ist, dass die Aussprache ein Ort für konstruktive Kritik ist. Allerdings nicht für eine Abrechnung mit dem Ex-Chef. Motto: Was ich Ihnen schon immer mal sagen wollte…

Auch wenn Sie Ihrem bisherigen Arbeitgeber aus guten Gründen den Rücken kehren, bleiben Sie im Austrittsgespräch stets professionell und formulieren Sie weise und diplomatisch. Aufgestauten Frust zu ventilieren, erleichtert vielleicht kurzfristig. Sie zerschlagen aber so nur Porzellan und verbrennen Brücken, über die Sie vielleicht nochmal gehen wollen oder müssen. Man begegnet sich immer zweimal im Leben. Das ist nicht nur ein Spruch!

Tabu sind im Exit-Gespräch daher…

• Persönliche Beleidigungen
• Unsachliche (und unbegründete) Kritik
• Emotionale Ausbrüche
• Pauschalkritik
• Schadenfreude
• Triumphales Gehabe und Arroganz

Tunlichst vermeiden sollten sich auch, im Exit-Gespräch über Ex-Kollegen zu lästern oder schmutzige Wäsche zu waschen, andere zu verpetzen oder anzuschwärzen. Von dem Dreck bleibt immer auch etwas am Werfer hängen.

Seien Sie durchaus aufrichtig – aber überlegen Sie sich auch genau, was Sie sagen. Vieles lässt sich so oder so formulieren. Auch daran erkennt man den Profi.

Was sind gute Fragen im Abschlussgespräch (aus Personalersicht)?

Letztlich geht es im Exit-Interview darum, herauszufinden, warum ein Talent und Mitarbeiter das Unternehmen (freiwillig) verlässt. Die wahren Gründe offenbaren mitunter Schwächen bei den Führungskräften oder Defizite in der Unternehmenskultur. Kluge Fragen helfen entsprechend, künftige Kündigungen zu vermeiden und die Fluktuationsrate zu senken.

Damit Sie dazu auch ehrliche Antworten bekommen, sollte der Ex-Mitarbeiter keine keine Sanktionen fürchten müssen. Ideal ist daher, das Abschlussgespräch zum Beispiel erst zu führen, wenn der scheidende Kollege schon ein sehr gutes Arbeitszeugnis bekommen hat.

Auch sollte der Mitarbeiter vorab wissen, wie vertraulich das Interview ist. Also wer von den Inhalten erfährt und wer nicht. Und er oder sie sollte glaubhaft vermittelt bekommen, dass die Rückmeldung willkommen ist und etwas bewegen kann. Sind diese Voraussetzungen geschaffen, können Sie eine sachliche Aussprache anregen und einen Termin vereinbaren.

In vielen Unternehmen gibt es einen festen Leitfaden oder Fragebogen, mit dem die Abschlussgespräche strukturiert werden. Ähnlich wie bei einem Vorstellungsgespräch werden die Punkte nacheinander abgearbeitet. Dies stellt Vergleichbarkeit und Fairness her.

Das Unternehmen kann die Fragebögen aus den Exit-Interviews systematisch auswerten, um interne Verbesserungen anzustoßen. Welche Fragen Priorität haben und zum festen Bestandteil des Leitfadens werden, muss jede Personalabteilung für sich selbst entscheiden.

Die folgenden Fragen für ein Exit-Interview haben sich bewährt:

• Was hat Sie dazu bewegt, sich einen neuen Job zu suchen?
• Was haben Sie bei uns im bisherigen Job am meisten vermisst?
• Was würden Sie an der bisherigen Position ändern, wenn sie könnten?
• Haben Sie diese Kritikpunkte schon mal mit Ihrem Vorgesetzten besprochen?
• Was war das Ergebnis?
• Waren Sie mit Ihrem Gehalt zufrieden?
• Wie war Ihr Verhältnis zu Ihrem direkten Vorgesetzten?
• Wie würden Sie die Kultur unseres Unternehmens beschreiben?
• Was hat Sie an der neuen Stelle am meisten gereizt?
• Unter welchen Umständen wären Sie bei uns geblieben?
• Wie würden Sie uns als Arbeitgeber beschreiben oder empfehlen?