Was passiert im Mitarbeitergespräch?

In welchen Phasen läuft ein Mitarbeitergespräch ab?

Bei entsprechender Vorbereitung kann so ein Gespräch schon mal 30 Minuten bis zu einer Stunde dauern. Typischerweise besteht das Mitarbeitergespräch dabei aus drei (plus zwei) Phasen (siehe Grafik oben):

1. Gesprächseinstieg

   Schlechte Vorbereitung, keine Gesprächsstruktur, unsachliche Äußerungen – die Liste der typischen Fehler ist lang. Deshalb gehört zu einem guten Mitarbeitgespräch, dass beide erst einmal eine entsprechende Atmosphäre schaffen, in der ein offener und ungestörter Dialog funktionieren kann. Also nichts zwischen Tür und Angel. Mit einem guten und lockeren Einstieg und etwas Smalltalk schaffen beide Seiten zudem eine positive Stimmung.

2. Analyse & Feedback

   Jetzt beginnt die erste richtige Phase des Mitarbeitergesprächs. Beide blicken zurück auf bisherige Aufgaben, Projekte, Leistungen, Erfolg. Ziel ist, zu analysieren, was aus Sicht des Vorgesetzten und Mitarbeiters gut gelaufen ist – und was nicht.

   Um Ihnen diesen Teil des Jahresgesprächs zu erleichtern, haben wir hier einen ebenso kompakten wie einfachen Fragebogen vorbereitet, den Sie sich als Word-Vorlage oder PDF-Dokument kostenlos herunterladen, ausdrucken und für das Mitarbeitergespräch einsetzen können.

   Diese zweite Einstiegsphase dient auch dazu, an das letzte Mitarbeitergespräch anzuknüpfen. Dort wurden Ziele vereinbart. Also wird nun geschaut, welche davon erreicht wurden. Klar, dabei kann es auch zu erster Kritik kommen, wenn Ziele verfehlt wurden. Sie sollten also vorbereitet sein und Misserfolge erklären können. Achtung: Bitte keine Rechtfertigungen oder Schuldzuweisungen! Übernehmen Sie vielmehr die Verantwortung dafür und zeigen Sie konstruktiv, was Sie daraus gelernt haben und im kommenden Jahr anders machen.

3. Planung & Ziele

   In der nächsten Phase werden die neuen Aufgaben (des nächsten Jahres) besprochen. Vielleicht bekommen Sie mehr Verantwortung, einen größeren Bereich, ein höheres Budget. Diese Veränderungen sollten Sie mitbeeinflussen. Schließlich sollten sich diese neuen Ziele mit Ihrer eigenen, geplanten beruflichen Entwicklung decken.

   Achten Sie aber auch darauf, ob Sie die neuen Ziele mit Ihren Fähigkeiten und Mitteln überhaupt realistisch erreichen können. Andernfalls ist das Scheitern programmiert. Das sollten Sie dann unbedingt ansprechen. Je besser Sie auf diese Gesprächsphase vorbereitet sind, desto stärker können und dürfen Sie hier die Gesprächsführung übernehmen. Das Engagement kommt durchaus an, solange Sie realistisch bleiben.

4. Perspektive & Entwicklung

   In der dritten und vorletzten Phase sprechen Sie beide über weitere berufliche Perspektiven und Ihre Entwicklung im Unternehmen. Man könnte auch sagen: Sie schauen über den Horizont von einem Jahr hinaus – und auf die kommenden Jahre. Diese Phase ist IHRE große Chance. Hier sollten Sie ein paar konkrete Vorstellungen in der Tasche haben, die Sie nun zücken: Streben Sie eher eine Fachkarriere oder eine Führungskarriere an? Welche Fähigkeiten und Fertigkeiten fehlen Ihnen dazu noch? Welche Weiterbildungen werden dazu angeboten? Was kosten die? Würde Ihr Chef die Kosten dafür übernehmen?

   Sprechen Sie hier über Ihre beruflichen Wünsche, und wie Sie gedenken, diese zu erreichen. Stellen Sie dabei unbedingt den Mehrwert für die Firma in den Vordergrund. Umso leichter lässt sich der Chef davon überzeugen, Sie zu unterstützen. Unternehmen sind nunmal nicht die Wohlfahrt. Es geht hier nicht um Ihre Selbstverwirklichung, sondern darum, eine maximale Schnittmenge zwischen Ihrer Entwicklung und dem Nutzen für den Arbeitgeber zu finden.

5. Gesprächsabschluss

   Mit dem Handschlag und einem gegenseitigen Dank für das gute Gespräch ist es noch nicht vorbei. Wichtige Ergebnisse des Mitarbeitergesprächs, wie zum Beispiel definerte Ziele und andere Vereinbarungen, sollten unbedingt schriftlich fixiert werden. Der Zweck eines solchen Protokolls ist es, sowohl den Chef, als auch den Mitarbeiter nach längerer Zeit an die wesentlichen Inhalte des Gesprächs zu erinnern. Das Dokument bildet zugleich die Grundlage für Ihr nächstes Mitarbeitergespräch – und die Phase „Analyse & Feedback“.

Natürlich sollten Sie nach dem Gespräch unbedingt die vereinbarten Ziele verfolgen und versuchen, diese so gut es geht zu erfüllen.

Legen Sie mit Einsatz und Leistung vor, sind Sie in einer komfortablen Situation, um auch Vereinbarungen seitens des Chefs (zum Beispiel Weiterbildungen oder eine Gehaltserhöhung) einfordern zu können. Erinnern Sie Ihren Vorgesetzten gegebenenfalls an seinen Teil der Vereinbarungen.

Sollten sich indes einige Arbeitsbedingungen ändern, sollten Sie eine Änderung der bisherigen Vereinbarungen ansprechen. Darüber hinaus sollten Sie sich schon auf das nächste Mitarbeitergespräch vorbereiten. Den Ablauf kennen Sie ja jetzt. Und nach dem Mitarbeitergespräch ist vor dem Mitarbeitergespräch…