Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Unter Verpflegungsmehraufwand versteht man die Kosten, die während einer Dienstreise für Essen und Trinken anfallen.
Diese Mehrausgaben können steuerlich als Werbungskosten abgesetzt werden. Schließlich handelt es sich um Ausgaben, die im Job anfallen und die Ausführung der Berufstätigkeit sicherstellen.
Die Verpflegung auf Reisen ist für gewöhnlich teurer, als wenn man sich zuhause oder am eigenen Arbeitsplatz versorgt. Damit nun aber ein Arbeitnehmer nicht jede Cola und jedes Sandwich einzeln in der Steuererklärung einträgt, gibt es Verpflegungspauschalen. Sie reduzieren den bürokratischen Aufwand – für alle Beteiligten.
Die Verpflegungspauschalen, auch als Verpflegungsmehraufwand bekannt, können Sie bei eintägigen oder mehrtägigen Dienstreisen ansetzen. Ihre Höhe richtet sich nach der Dauer der Auswärtstätigkeit.
Sind die anfallenden Kosten für die Verpflegung letztlich höher als die Pauschale, muss man diese privat tragen.
Wann habe ich Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand?
Die Verpflegungspauschale können Sie bei Auswärtstätigkeiten, die länger als acht Stunden dauern, geltend machen.
Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Sie vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer „ersten Tätigkeitsstätte“ beruflich tätig sind. Es reicht also nicht aus, im Konzerngebäude statt in Etage 1 auf Etage 20 eingesetzt zu werden oder ins Nachbargebäude zu gehen.
Jeder Arbeitnehmer kann nur eine „erste Arbeitsstätte“ haben. Manche Berufstätige haben allerdings gar keine erste Arbeitsstätte, zum Beispiel Berufskraftfahrer, Taxifahrer, Piloten, Flugbegleiter, Lokführer und Zugbegleiter. Für sie ist jede Fahrt eine Auswärtstätigkeit. Diese Berufsgruppen können unter Umständen Entfernungspauschale UND Verpflegungspauschale von der Steuer absetzen.
Arbeitnehmer können unter anderem bei diesen Auswärtstätigkeiten den Verpflegungsmehraufwand ansetzen:
- Kundenbesuche
- Auswärtige Seminare und Schulungen
- Messen
- Arbeitseinsätze in einer anderen Filiale oder Niederlassung des Arbeitgebers
- Forschungsreisen
- Exkursionen
- Aufenthalte an Universität oder Berufsschule bei berufsbegleitenden Studiengängen oder Ausbildungen
Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand?
Für eine Dienstreise, die länger als acht Stunden dauert, können Sie pauschal 14 Euro als Verpflegungsmehraufwand ansetzen. Dieser Betrag gilt seit dem 1. Januar 2020. Vorher hatte die Pauschale 12 Euro betragen.
Für eine längere Dienstreise, die mehr als 24 Stunden dauert, können Sie 28 Euro geltend machen. Zuvor lag der Pauschbetrag bei 24 Euro. Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Dienstreise gewährt Ihnen der Fiskus jeweils zwölf Euro als Verpflegungspauschale.
Das sind die Verpflegungspauschalen auf einen Blick:
- An- und Abreisetag: 14 Euro (bis 2019: 12 Euro)
- Eintägige Auswärtstätigkeit von mehr als acht Stunden: 14 Euro (bis 2019: 12 Euro)
- Mehrtägige Auswärtstätigkeit von mehr als 24 Stunden: 28 Euro (bis 2019: 24 Euro)
Bei einer Dienstreise, die weniger als acht Stunden dauert, können Sie KEINE Verpflegungspauschale ansetzen.
Beispiel: Sie reisen morgens um 9 Uhr von Bremen nach Hamburg, um eine Messe zu besuchen. Um 16 Uhr sind Sie zurück im Büro. Die Dienstreise hat weniger als acht Stunden gedauert, die Kriterien sind somit nicht erfüllt.
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale bei einer Auslandsreise?
Für Auswärtstätigkeiten im Ausland hat das Bundesfinanzministerium eigene Verpflegungspauschalen aufgestellt. Diese sind in der Regel höher als die inländischen, sind aber von Land zu Land unterschiedlich.
Teilweise unterscheiden sich die Verpflegungspauschalen im Ausland sogar innerhalb eines Landes. So gibt es allein für China aktuell sechs Pauschalen (Stand: 2020), die sich danach richten, ob man gerade in Hongkong, Peking, Shanghai, Chengdu, Kanton oder in einer anderen Stadt ist.
Alle Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland finden Sie hier (PDF).
Wann wird der Verpflegungsmehraufwand gekürzt?
Die Verpflegungspauschalen werden gekürzt, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer während der Auswärtstätigkeit Mahlzeiten stellt und bezahlt. Beispiel: Frühstück und Abendessen sind im Hotelpreis inklusive. Sie müssen folgerichtig aus dem Verpflegungsmehraufwand herausgerechnet werden.
Generell gilt:
- Für das Frühstück reduziert sich die Verpflegungspauschale um 20 Prozent.
- Für ein Mittagessen oder Abendessen wird die Pauschale um 40 Prozent gekürzt.
Bei der Berechnung wird jeweils eine Abwesenheit von 24 Stunden zugrunde gelegt. Kommt unterm Strich ein Minusbetrag heraus, muss der Reisende diesen Betrag aber keineswegs abführen. Die Erstattung liegt dann schlicht bei 0 Euro.
Wie lasse ich mir den Verpflegungsmehraufwand erstatten?
In der Regel zahlt Ihnen Ihr Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand mit der Reisekostenabrechnung aus – gemeinsam mit anderen Aufwendungen wie Fahrt- und Übernachtungskosten. Viele Unternehmen stellen dafür vorgefertigte Formulare bereit. Bis zur Höhe des Pauschalbetrags ist die Erstattung für Sie steuerfrei.
Zahlt Ihnen der Arbeitgeber die Verpflegungspauschale nicht aus, können (bzw. müssen) Sie sie als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung geltend machen. Der Pauschalbetrag ist steuerlich absetzbar, mindert also Ihre Steuerlast.
Damit sich die Angabe aber überhaupt lohnt, müssen Sie Ihre Werbungskosten insgesamt bei über 1.000 Euro liegen. Bis zu diesem Betrag sind alle Aufwendungen bereits vom Arbeitnehmer-Pauschbetrag erfasst.
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