Wie läuft ein Vorstellungsgespräch üblicherweise ab?

Gibt es einen typischen Ablauf für das Vorstellungsgespräch?

Ja. Tatsächlich gibt es für Vorstellungsgespräche einen klassischen Ablauf. Zwar lassen sich einzelne Phasen beliebig austauschen und in einem guten Vorstellungsgespräch mischen sich insbesondere die mittleren drei Phasen zu einem lebhaftem Dialog, aber meist laufen die Bewerbungsgespräche doch nach dem folgenden strukturierten Schema ab:

(Annahme: Das Jobinterview dauert 45 Minuten)

Phase 1: Smalltalk (5 Minuten)
Phase 2: Kennenlernen (15 Minuten)
Phase 3: Vorstellung (10 Minuten)
Phase 4: Rückfragen (10 Minuten)
Phase 5: Abschluss (5 Minuten)

Wie lange dauert ein Vorstellungsgespräch?

Typische Vorstellungsgespräche dauern in der Regel zwischen 30 und 60 Minuten. 30 Minuten sind dabei allerdings schon eine Art Unteruntergrenze. Zum Beispiel wenn es eher schlecht läuft.

Wenn es für Sie indes gut läuft, dauern sie tendenziell länger. Und bei höher qualifizierten und -dotierten Positionen ziehen sich solche Jobinterviews auch schon mal über ein bis zwei Stunden sowie mehrere Auswahlrunden hin. Daher lässt sich keine pauschale Aussage über die Länge treffen.

Zudem vermischen gerade routinierte Personaler die Phasen zwei, drei und vier, um eine lockerere Gesprächsatmosphäre zu erzeugen und den Bewerber besser kennen zu lernen. Dies führt im Einzelfall dazu, dass ein Vorstellungsgespräch unter Umständen sogar länger dauert, als vorher geplant.

Wie kann ich mich auf die einzelnen Gesprächsphasen vorbereiten?

Jede Gesprächsphase im Ablauf des Vorstellungsgesprächs hat ihre spezifischen Vor- und Nachteile. Die können Sie unterschiedlich nutzen. Aber der Reihe nach…

Der Smalltalk im Vorstellungsgespräch

Nachdem sich alle begrüßt haben kommt es zu einem ersten, lockeren Plausch: Wie war die Anreise? Möchten Sie etwas trinken? Freuen Sie sich schon darauf, uns kennenzulernen?

Entscheidend für diesen Smalltalk ist, dass Sie Selbstbewusstsein signalisieren und unbedingt und jederzeit positiv bleiben. Kein Jammern über Staus bei der Anreise. Keine Entschuldigung über zu große Nervosität. Dass ein Vorstellungsgespräch eine Ausnahmesituation ist, bei dem jeder Bewerber eine gewisse Anspannung mitbringt, wissen die Personaler sowieso. Sie können sich also ganz auf die Sache konzentrieren.

Reden Sie selbst auch bitte nicht zu viel. Das ist ein Abtörner für Personaler, haben Studien herausgefunden. Umso wichtiger sind in dieser Phase Natürlichkeit und Authentizität. Spürbare Arroganz ist dagegen tabu. Nichts stößt mehr ab als ein eitler Selbstdarsteller. Geben Sie sich also ruhig locker auf Ihre Gesprächspartner zu und lächeln Sie viel. Das macht sofort sympathisch. Denn bedenken Sie: Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck.

Extra-Tipp für das Vorstellungsgespräch

Versuchen Sie durchweg ausreichend Körperspannung zu halten und Ihre Sitzfläche komplett auszufüllen. Als Hilfestellung kann die Stuhllehne dienen, die Sie stabil im Rücken spüren sollten. Tabus sind: sich in den Stuhl zu lümmeln, die Arme zu verschränken, hektische Mikrogesten (Fingertrommeln, Nasenkratzen, Haarezupfen), die Beine übereinander schlagen und dabei nervös mit dem oberen wippen, die Arme hinter dem Kopf verschränken, Pseudo-Denkerposen (Daumen und Zeigefinger um Wange und Kinn reiben) sowie zu weites Vorlehnen im Stuhl. All das lässt Sie entweder aggressiv, abwesend, desinteressiert, unsouverän, unfreundlich, reserviert oder manierlos erscheinen.

Stattdessen sollten Sie sich aufrecht (signalisiert Aufrichtigkeit) hinsetzen, leicht vorgelehnt (Engagement und Interesse) und Ihre Sitzhaltung derjenigen des Gesprächspartners anpassen. Profis sprechen in dem Zusammenhang auch vom „Spiegeln der Körpersprache“ Ihres Gegenübers. Mit dieser Technik lassen sich subtil und schnell Vertrauen und Sympathie herstellen. Wichtig aber: Die andere Person nicht nachäffen! Nur behutsam seine Gestik und Sprache der des anderen angleichen.
Das Kennenlernen

In dieser Phase stellt sich meist erstmal der Gastgeber, also der Arbeitgeber, vor. Schon aus Höflichkeit. Ihre Aufgabe dabei: Interessiert zuhören, nicken, vielleicht hier und da mal nachfragen. Gerade die kurzen Rückfragen geben Ihnen detailliertere Informationen über die Stelle und führen die ausgemachten Vielredner unter den Personalern oftmals auf die entscheidenden Punkte zurück.

Machen Sie sich ruhig dabei Notizen. Auch das ist ein Signal, dass Sie das Vorstellungsgespräch ernst nehmen. Zulässig ist es sowieso.

Notieren Sie sich dabei insbesondere Punkte, auf die Sie später in der 4. Phase im Ablauf („Rückfragen“) noch einmal ausführlich eingehen wollen (oder müssen, weil es unklar blieb).
Die Vorstellung

Nachdem sich das Unternehmen vorstellt hat, sind Sie dran. Es folgt die sogenannte Selbstvorstellung. Häufig wird diese Phase eingeleitet mit Fragen, wie: „Warum haben Sie sich bei uns beworben?“ „Warum möchten Sie diesen Job?“ „Warum sollten wir Sie einstellen?“ „Erzählen Sie etwas über sich…“

Gehen Sie zunächst mal davon aus, dass Ihre Gesprächspartner Ihre Bewerbungsunterlagen kennen. Deshalb jetzt bitte nicht einfach nur den Lebenslauf runterbeten. Langweilig! Stellen Sie sich vielmehr noch einmal mit Namen,Alter und höchster Ausbildung kurz vor – und stellen Sie dann Ihre relevantesten Qualifikationen für den angestrebten und ausgeschriebenen Job heraus. Kurz: Zeigen Sie, dass Sie die beste Besetzung sind und die Stelle für Sie ein logischer Karriereschritt ist.

Das Ganze sollte nicht mehr als ein bis zwei Minuten dauern. Profis sprechen in dem Zusammenhang auch von einem Elevator Pitch. Also eine ebenso kompakten wie pointierten Selbstvorstellung. Diese sollten Sie idealerweise auswendig lernen. Bedenken Sie dabei: Sie sind der Experte für sich selbst. Niemand kennt Sie besser als Sie. Wenn Sie sich entsprechend vorbereitet haben und wissen, was Sie können, werden Sie also nichts falsch machen.

Nach dieser Selbstpräsentation folgt im Ablauf klassischerweise eine Fragerunde. Das heißt: Die Personaler gehen jetzt tiefer auf Ihren Lebenslauf ein, haken nach, fragen nach Erklärungen für Lücken, der Arbeitsweise, bisherigen Erfolgen und wie Sie mit Schwierigkeiten (vulgo Herausforderungen) umgehen – auch auf sozialer Ebene.

Dabei punkten Sie nicht mit richtigen oder falschen Antworten – die gibt es nämlich nicht. Sondern ausschließlich mit Ihrer Persönlichkeit, mit Souveränität und einem hohen Maß an Sozialkompetenz. Schließlich wollen Personaler an der Stelle vor allem wissen, ob Sie ins Team und die Organisation passen.
Die Rückfragen

Nachdem Sie alle Fragen kurz und knackig beantwortet haben, kommt im typischen Ablauf des Vorstellungsgesprächs eine leider viel zu oft unterschätzte Phase: die der Rückfragen oder eigenen Fragen. Oft eingeleitet mit: „Haben Sie noch Fragen?“

Und die haben Sie – immer! Erstens ist das Ihre Chance, noch mehr über das Unternehmen und Ihren vielleicht zukünftigen Job, den Chef, die Anforderungen und die Kollegen zu erfahren. Zweitens ist dies ein heimlicher Test, wie groß Ihr Interesse an der Position wirklich ist und wie clever Sie sind.

Denn an der Qualität Ihrer Fragen lässt sich für einen geübten HR-Manager leicht ablesen, wie intensiv Sie sich mit dem Job beschäftigt und auf das Bewerbungsgespräch vorbereitet haben.

Unkluge Rückfragen sind alle Fragen zu Urlaub, Arbeitszeiten, Vergünstigungen sowie Fragen, die der Interviewer nur auf eine Weise beantworten kann: „Ist das Betriebsklima gut?“ „Ist mein künftiger Chef nett?“ „Habe ich gute Aufstiegschancen?“ Nein, haben Sie nicht! Wer solche Fragen stellt, ist offensichtlich naiv, unvorbereitet und katapultiert sich gleich ins Aus.

Kluge eigene Fragen richten sich hingegen an den künftigen Job, an dessen spezielle Herausforderungen oder wie man Ihre Leistungen während der Probezeit bewerten wird und was man von Ihnen erwartet. Also zum Beispiel: „Wie lange hat mein Vorgänger in der Position gearbeitet?“ „Wie messen Sie Erfolg in dieser Position?“ „Was unterscheidet gute von exzellenten Mitarbeitern?“ „Welche Herausforderungen erwarten mich in den ersten 100 Tagen?“ „Welche Persönlichkeit wünschen Sie sich vom künftigen Mitarbeiter in Ihrem Team?“

Denken Sie immer daran: Wer fragt, der führt!
Der Abschluss

Das Vorstellungsgespräch ist fast geschafft. Sacken Sie aber jetzt bloß nicht erleichtert zusammen. Noch halten Sie bitte volle Konzentration und Körperspannung – eben wie ein Profi. Schließlich gilt es jetzt noch ein paar Formalitäten zu klären:

Klären Sie wichtige Fristen: Wann können Sie frühestens mit einer Entscheidung rechnen? Wie geht es danach weiter? Wie wird man Sie informieren? Frühestens zwei Wochen nach dem Jobinterview dürfen Sie sich auch noch einmal telefonisch erkundigen, ob es schon eine Entscheidung gibt.

Ansonsten verabschieden Sie sich formvollendet, bedanken sich für die Einladung und das gute Gespräch und betonen gerne nochmal, dass Sie das Interview in Ihrer Entscheidung, für diesen Arbeitgeber arbeiten zu wollen, bestärkt hat.

Und egal, wie es gelaufen ist: Jubeln und erleichtert sein, dürfen Sie erst, wenn Sie außer Sicht- und Hörweite des Unternehmens und seiner Mitarbeiter sind.

Unabhängig von Ihrem Gefühl, wie das Gespräch war: Bewerben Sie sich weiter! Alles auf eine Karte zu setzen, wäre töricht. Auch nach einem (aus Ihrer Sicht) erfolgreichen Vorstellungsgespräch sollten Sie weiterhin Ihre Augen nach interessanten Stellenangeboten offen halten, Ihre Unterlagen versenden und Einladungen zu Jobinterviews wahrnehmen. Erstens, weil Sie so die Initiative behalten und zweitens, weil Sie Ihre Chancen auf einen Job erhöhen.