Was gehört in ein Dankschreiben?

Das Dankschreiben wird im Bewerbungsprozess enorm unterschätzt. Kaum ein Kandidat, der es nach dem ersten oder zweiten Vorstellungsgespräch nutzt. Und das ist kein Indiz dafür, dass es keine gute Idee wäre – es ist vielmehr Ihre Chance, sich von der Masse der Bewerber abzusetzen und einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Mit einem ebenso individuellen wie persönlichen Dankschreiben, können Bewerber nochmal richtig punkten, Fehler korrigieren und sogar Personaler beeindrucken. Wir zeigen Ihnen, wie ein Dankschreiben formuliert und aufgebaut wird…

Was gehört in ein Dankschreiben?

Was gehört in ein Dankschreiben?

Sicher, wegen eines Dankschreibens wird keiner eingestellt. Entscheidend sind immer noch die fachlichen Qualifikationen, die Motivation und die Persönlichkeit. Das Dankschreiben gehört aber in den dritten Punkt – Persönlichkeit – und offenbart hier zugleich mehrere noble Züge im Charakter: Dankbarkeit, Freundlichkeit, gute Umgangsformen und nicht zuletzt ausgeprägte Kompetenzen im Kundenbeziehungsmanagement.

Was aber schreibt man in so einem Dankschreiben? Wie sieht der Inhalt aus? Wie wird es aufgebaut?

Das Dankschreiben ist in seiner Grundform kurz, kompakt, prägnant. Maximal eine halbe Seite (oder eine Postkarte). Mehr brauchen Sie nicht. Und Romane will dabei auch niemand lesen.

Auch wenn es für ein persönliches Dankeschön keine festen Regeln geben kann, folgen Aufbau und Inhalt des Dankschreibens meist vier klassischen Elementen:

  1. Persönliche Anrede. Adressat des Dankschreibens ist immer der Gastgeber. Sprechen Sie diesen bitte nur persönlich mit Namen an – also nie „Sehr geehrte Damen und Herren“ schreiben!
  2. Danksagung. Schon im ersten Satz sollten Sie klarmachen, dass es sich um ein Dankschreiben handelt. Bedanken Sie sich für die Zeit und Gelegenheit, sich im Vorstellungsgespräch besser kennengelernt zu haben. Sie können sich auch für eventuelle Tipps und Anregungen bedanken – und dass diese Ihre Entscheidung (für das Unternehmen arbeiten zu wollen) bestärkt haben.
  3. Bezug zum Gespräch. Hier ist die Gelegenheit, etwaige Patzer zu korrigieren oder richtig zu stellen. Sagen Sie kurz (!), was vielleicht missverständlich war oder falsch angekommen ist. Ein, zwei Sätze – mehr nicht. Lange Rechtfertigungen sehen nur noch mehr wie ein schlechtes Gewissen aus. Sie können aber ebenso besonders positive Momente in Erinnerung rufen. Nur bitte keine platten Floskeln verwenden. So provozieren Sie auch beim Empfänger positive Gefühle. Auch für kleine Schmeicheleien ist im Dankschreiben Platz. Die Betonung liegt aber auf „dezent“.
  4. Schlusssatz, Grußformel und Unterschrift. Zum Ende hin dürfen Sie im Schlusssatz noch einmal Ihre Hoffnung auf eine Zusammenarbeit bekräftigen. Zum Beispiel mit Formulierungen wie: „Einer baldigen Zusage von Ihnen sehe ich mit großer Freude entgegen.“ Oder: „Ich hoffe auf eine positive Antwort von Ihnen und freue mich auf eine mögliche Zusammenarbeit.“ Nur bitte nicht anbiedern. Als Grußformel verwenden Sie – klassisch – „Mit freundlichen Grüßen“. Persönlicher geht es mit „Mit besten Grüßen nach FIRMENSITZ“. Zum Schluß unbedingt noch eine handschriftliche Unterschrift. Falls Sie das Dankschreiben per E-Mail versenden, sollte diese nicht fehlen. Hier hilft ein Scan von Ihrer Unterschrift, der sich digital einfügen lässt.

Tatsächlich ist der Aufwand für ein Dankschreiben klein, die Wirkung aber groß: Ein „Danke“, das von Herzen kommt, dokumentiert eindrücklich Ihr starkes Interesse und führt dazu, dass sich die damals anwesenden Personaler auch nach dem Jobinterview noch positiv an Sie erinnern.

Was schreibt man im Dankschreiben Betreff?

Falls Sie Ihr Dankschreiben per Mail versenden, benötigen Sie natürlich eine Betreffzeile. Idealerweise verwenden Sie hierbei einen neutralen Betreff, der zugleich die Einordnung der E-Mail erleichtert. Zum Beispiel: „Unser Vorstellungsgespräch am TT.MM.JJJJ – Danke!“ Das ist aussagekräftig, aber nicht anbiedernd.

Wer es schlichter mag, kann auch einfach nur „Danke für das angenehme Gespräch“ schreiben.

Je persönlicher die Mail gestaltet ist, desto besser. So heben Sie sich von anderen Bewerbern deutlich ab.

Wer sein Dankschreiben per Post verschickt (was mitunter hochwertiger aussieht), braucht keinen Betreff, sollte dafür aber Wert auf gutes Papier und Handschrift legen. Gedruckte Dankschreiben sehen auch wieder nach Masse aus. Schreiben Sie es aber mit der Hand und mit einem Füller steckt darin noch etwas anderes Persönliches und Wertvolles: Ihre Lebenszeit.

Überdies sollte der Umschlag ausreichend frankiert sein.

Wie viele Tage nach dem Vorstellungsgespräch schickt man ein Dankschreiben?

Wie empfehlen als Faustregel: Eine Woche nach dem Vorstellungsgespräch sollte Ihr Ansprechpartner den Brief (oder die E-Mail) auf dem Schreibtisch haben.

Sollten Sie sich zwischen zwei Auswahlrunden befinden – also zum Beispiel noch ein weiteres Vorstellungsgespräch vor sich haben – schicken Sie bitte noch kein Dankesschreiben. Zu aufdringlich. Der richtige Zeitpunkt dafür ist erst nach Abschluss der Auswahlrunden und Vorstellungsgespräche.

Schickt man ein Dankschreiben auch nach einer Jobabsage?

Trotz Absage noch Danke sagen? Das kommt vielen wie pure Zeitverschwendung vor. Ist es aber nicht, im Gegenteil: Es beweist menschliche Größe. Außerdem begegnet man sich meist zweimal im Leben.

Sicher, man hat als Bewerber viel Zeit in die Bewerbung gesteckt und noch mal so viel in die Interviews oder Assessment-Center. Und dann gibt es dafür nur eine Absage. Das frustriert.

Die Frage ist aber: Warum denn nicht?

Dankbarkeit ist ein Schlüssel zum Erfolg. Sie verbessert sowohl die Beziehungen zu anderen Menschen, wie auch unsere Einstellung und Motivation. Und manchmal bringt sie einem sogar Jahre später noch einen Job.

Eine Leserin schrieb uns dazu folgende Geschichte:

Ich hatte vor einem Jahr ein Vorstellungsgespräch bei einer relativ großen Firma. Das Gespräch lief super, wir haben uns alle auf Anhieb verstanden. Dennoch bekam ich eine Absage. Die Enttäuschung war natürlich groß. Trotzdem wollte ich mich nochmal für das tolle Gespräch bedanken. Also schickte ich ein Dankschreiben.

Ein Jahr später bekam ich einen Anruf von dem damaligen Chef, und er sagte mir, dass sie wieder Mitarbeiter einstellen – und ich sei ihn in all den Monaten im Gedächtnis geblieben. Unter anderem auch wegen der Dankesmail. Wir haben uns nochmal getroffen, und ich bekam den Job. Das wäre ohne das Dankschreiben nie passiert.

Ich kann daher jedem nur empfehlen: Hör auf dein Gefühl, statt auf andere. Du hast eh nix zu verlieren. Ganz im Gegenteil: Man kann nur gewinnen!

Auch kursiert im Netzt seit Jahren die Geschichte von Rafael J. Hernandez:

Eines Tages verlor der seinen Job bei einer Agentur. Das allein wäre nicht erwähnenswert. Doch Hernandez entschied sich, über die Kündigung nicht narzisstisch gekränkt zu sein, nein, er schrieb seinem Ex-Boss einen Brief – und zwar einen sehr netten. Darin bedankte er sich für die Chance, für diese Agentur eine zeitlang arbeiten zu dürfen, für die gute Zeit und die vielen Dinge, die er dabei gelernt hatte.

Das Dankschreiben verfehlte seine Wirkung nicht: Über seine ehemaligen Kollegen hörte Hernandez, dass sich sein ehemaliger Chef über so viel menschliche Größe und das Lob sehr gefreut hätte. Deswegen bekam er den Job zwar nicht zurück, blieb aber in positiver Erinnerung.

Und tatsächlich: Jahre später – Hernandez arbeitete inzwischen für eine andere Agentur, verlor er wieder seinen Job. Diesmal aber meldete sich sofort sein Ex-Chef bei ihm. Sein Brief blieb ihm über all die Jahre im Gedächtnis, und nun wollte er ihm eine neue Stelle anbieten, sogar zu besseren Konditionen. Ein einfaches Dankeschön – mit großer Wirkung.

Ein Dankschreiben nach der Jobabsage kann also durchaus sinnvoll und nützlich sein, wenn das „Dankeschön“ ehrlich gemeint ist. Auch nach der Absage drückt ein solcher Brief Wertschätzung aus – für interessanten Bewerbungsprozess, für ein gutes Gespräch. Und es gibt Ihnen die Möglichkeit, den aktuellen Prozess positiv abzuschließen.

[Bildnachweis: alwih by Shutterstock.com]
31. Oktober 2019 Karrierefragen Redaktion Icon Autor: Karrierefragen Redaktion

Die Redaktion der Karrierefragen besteht aus ausgewiesenen Job- und Karriereexperten mit mehr als 20 Jahren Berufserfahrung. Sie sind zudem regelmäßige Autoren der Schwesterseite Karrierebibel.de mit mehr als 4 Millionen Lesern im Monat.

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