Was gehört in ein Dankschreiben?

Das Dankschreiben wird im Bewerbungsprozess enorm unterschätzt. Kaum ein Kandidat, der es nach dem ersten oder zweiten Vorstellungsgespräch nutzt. Und das ist kein Indiz dafür, dass es keine gute Idee wäre – es ist vielmehr Ihre Chance, sich von der Masse der Bewerber abzusetzen und einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Mit einem ebenso individuellen wie persönlichen Dankschreiben, können Bewerber nochmal richtig punkten, Fehler korrigieren und sogar Personaler beeindrucken. Wir zeigen Ihnen, wie ein Dankschreiben formuliert und aufgebaut wird…

Was gehört in ein Dankschreiben?

Wieso sollte ich ein Dankschreiben verfassen?

Nach der Verabschiedung wird das Vorstellungsgespräch verlassen, man fährt nach Hause und hofft, dass in der nächsten Zeit eine positive Rückmeldung kommt. So ist für Bewerber der typische Verlauf nach Abschluss eines persönlichen Gesprächs bei einem potenziellen neuen Arbeitgeber. Daran scheint kaum etwas verkehrt zu sein, doch lassen Sie damit eine Möglichkeit ungenutzt, um nach dem eigentlichen Gespräch noch einmal einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

Der Effekt eines Dankschreibens sollte nie unterschätzt werden. Fälschlicherweise wird oftmals angenommen, es würde sich dabei um ein nachträgliches Schleimen beim Personaler handeln. Darauf zielt ein Anschreiben jedoch überhaupt nicht ab. Stattdessen gibt es mehrere gute Gründe und Vorteile, warum Sie ein Dankschreiben verfassen sollten:

  • Sie zeigen Höflichkeit

    Charakter und Sympathie spielen bei Personalentscheidungen ebenso eine Rolle wie Professionalität und Kompetenz. Mit einem Dankschreiben signalisieren Sie Höflichkeit, eine gute Kinderstube und zeigen Ihre Größe. Ein aufrichtiges Dankeschön kommt bei jedem gut an.

  • Sie rufen sich in Erinnerung

    Nach Ihrem Vorstellungsgespräch lernte der Personaler möglicherweise noch 50 andere Kandidaten kennen. Die Konkurrenz können Sie nicht verhindern, doch können Sie sich mit einem Dankschreiben noch einmal in Erinnerung rufen. Der Personalverantwortliche sieht noch einmal Ihren Namen und erinnert sich an das hoffentlich positive Gespräch.

  • Sie können einen Nachtrag liefern

    Sie wollen noch einmal Ihren Wunsch bekräftigen, dass Sie für das Unternehmen arbeiten wollen? Oder etwas ergänzen, was Sie in der Aufregung beim persönlichen Gespräch vergessen haben? Dann bietet das Dankschreiben die Gelegenheit dazu, einen solchen Nachtrag zu liefern. Das Hauptaugenmerk liegt natürlich weiterhin auf dem Dank, doch können Sie durchaus ein oder zwei weitere Sätze einbauen.

  • Sie stechen aus der Masse hervor

    Am Ende geht es in der Bewerbung darum, dass Sie den Job bekommen wollen. Ein Dankschreiben kann helfen, dieses Ziel zu erreichen. Nur ein sehr geringer Teil der Bewerber schreibt ein Dankschreiben und möglicherweise sind Sie sogar der einzige Kandidat für die angestrebte Position. So heben Sie sich von der Masse ab, fallen positiv auf und steigern Ihre Chancen.

Was gehört in ein Dankschreiben?

Natürlich bringt das Dankschreiben allein noch keinen Job. Wer im Jobinterview nicht überzeugen konnte, wenn fachliche Qualifikationen fehlen oder die Motivation nicht überzeugend vermittelt wurde, kann auch ein Dankschreiben keine Wunder bewirken. Richtig umgesetzt kann es aber helfen und möglicherweise den entscheidenden Pluspunkt liefern.

Bleibt die Frage: Wie wird ein Dankschreiben aufgebaut? Und welcher Inhalt gehört in ein professionelles Dankschreiben?

Das Dankschreiben ist in seiner Grundform kurz, kompakt, prägnant. Maximal eine halbe Seite (oder eine Postkarte). Mehr brauchen Sie nicht – und mehr sollte es auch nicht sein. Romane will bei einem Dankschreiben niemand lesen.

Auch wenn es für ein persönliches Dankeschön keine festen Regeln geben kann, folgen Aufbau und Inhalt des Dankschreibens meist vier klassischen Elementen:

  1. Persönliche Anrede

    Adressat des Dankschreibens ist immer der Gastgeber, also Ihr Gesprächspartner aus dem Jobinterview. Sprechen Sie diesen bitte nur persönlich mit Namen an – also nie „Sehr geehrte Damen und Herren“ schreiben! Sie haben sich im Gespräch schließlich persönlich kennengelernt, dann sollte auch die Anrede im Dankschreiben entsprechend gewählt werden. Das zeigt zudem von Anfang an, dass es sich um eine individuelle Nachricht handelt.

  2. Danksagung

    Kern eines Dankschreibens ist natürlich das Dankeschön, dass deshalb bereits im ersten Satz deutlich gemacht werden sollte. Vor allem sollten Sie sich dabei für die Zeit und Gelegenheit bedanken, sich im Vorstellungsgespräch besser kennengelernt zu haben. Falls es zur Situation und dem persönlichen Gespräch passt, können Sie sich auch für eventuelle Tipps, Anregungen oder weitere Informationen bedanken – und bekräftigen, dass das Gespräch Ihre Entscheidung (für das Unternehmen arbeiten zu wollen) noch einmal bestärkt hat.

  3. Bezug zum Gespräch

    Nach dem Dankeschön haben Sie die Gelegenheit, Nachträge, Ergänzungen oder auch Korrekturen zum Gespräch anzufügen. Wollen Sie etwas korrigieren oder richtig stellen, haben Sie nun einige Sätze Zeit. Dabei gilt: Sagen Sie kurz (!), was vielleicht missverständlich war oder falsch angekommen ist. Ein, zwei Sätze – mehr nicht. Lange Rechtfertigungen sehen nur noch mehr wie ein schlechtes Gewissen aus.

    Sie können aber ebenso besonders positive Momente in Erinnerung rufen. Nur bitte keine platten Floskeln verwenden. So provozieren Sie auch beim Empfänger positive Gefühle. Auch für kleine Schmeicheleien ist im Dankschreiben Platz. Die Betonung liegt aber auf dezent. Schleimen wirkt anbiedernd und plump.

  4. Schlusssatz, Grußformel und Unterschrift

    Zum Ende hin dürfen Sie im Schlusssatz noch einmal Ihre Hoffnung auf eine Zusammenarbeit bekräftigen. Zum Beispiel mit Formulierungen wie: „Einer baldigen Zusage von Ihnen sehe ich mit großer Freude entgegen.“ Oder: „Ich hoffe auf eine positive Antwort von Ihnen und freue mich auf eine mögliche Zusammenarbeit.“ Nur bitte auch hier nicht anbiedern. Denken Sie daran, dass dies auch verzweifelt wirken kann – nicht gerade der professionelle und kompetente Eindruck, den Sie machen wollten.

    Als Grußformel verwenden Sie – klassisch – „Mit freundlichen Grüßen“. Persönlicher und individueller geht es mit „Mit besten Grüßen nach FIRMENSITZ“. Zum Schluss unbedingt noch eine handschriftliche Unterschrift. Dies gilt auch, wenn Sie das Dankschreiben per E-Mail versenden. Eine handschriftliche Unterschrift wirkt immer hochwertiger und macht einen besseren Eindruck. Scannen Sie Ihre Unterschrift dafür ein, um diese digital einfügen zu können.

Tatsächlich ist der Aufwand für ein Dankschreiben klein, die Wirkung aber groß: Ein „Danke“, das von Herzen kommt, dokumentiert eindrücklich Ihr starkes Interesse und führt dazu, dass sich die damals anwesenden Personaler auch nach dem Jobinterview noch positiv an Sie erinnern.

Was schreibt man im Dankschreiben Betreff?

Im digitalen Zeitalter werden auch Dankschreiben meist per Mail verschickt. Ein klassischer Brief auf Papier kann noch einmal einen besonderen Effekt haben, grundsätzlich ist aber auch nichts gegen die digitale Variante einzuwenden.

Wollen Sie das Dankschreiben per Mail schicken, brauchen Sie aber eine passende Betreffzeile – und schon hier sitzen viele vor einem leeren Eingabefeld. Dabei sollten Sie sich an zwei Aspekten orientieren:

  • Die Betreffzeile sollte eine leichte Einordnung der Mail ermöglichen. Der Empfänger sollte nicht lang grübeln oder erst noch einmal nachschauen müssen, um zu verstehen, worum es in dem Schreiben geht und worauf dabei Bezug genommen wird.
  • Der Betreff sollte nicht übertrieben, sondern eher neutral sein. Ein Vielen vielen Dank für das tolle Gespräch, es war wirklich super wirkt nicht professionell, sondern eher abschreckend.

Eine beispielhafte Formulierung für die Betreffzeile eines Dankschreibens lautet etwa „Unser Vorstellungsgespräch am TT.MM.JJJJ – Danke!“ Das ist aussagekräftig, aber nicht anbiedernd.

Wer es schlichter mag, kann auch einfach nur „Danke für das angenehme Gespräch am TT.MM.JJJJ“ schreiben.

Entscheiden Sie sich dafür, Ihr Dankschreiben ganz klassischen per Post zu verschicken – was mitunter hochwertiger aussieht – brauchen Sie keinen Betreff. Dafür sollte besonderer Wert auf andere Punkte gelegt werden. Allen voran: Gutes Papier und falls Sie von Hand schreiben eine möglichst schöne Schrift.

Ein handschriftlich verfasstes Dankschreiben ist zwar kein Muss, aber ein besonderes Extra. Gedruckte Dankschreiben machen einfach nicht denselben Eindruck und sehen vielleicht sogar nach einem Massenschreiben aus. Schreiben Sie es aber mit der Hand und mit einem schönen Füller, steckt darin noch etwas Persönliches und Wertvolles: Ihre Lebenszeit.

Überdies sollte der Umschlag natürlich unbedingt ausreichend frankiert sein.

Wie sieht ein Dankschreiben konkret aus?

Das Dankschreiben nach einem Vorstellungsgespräch sollte immer individuell erstellt werden. Vorgefertigte Schreiben, bei denen der individuelle Bezug fehlt, erzielen nur einen Bruchteil der Wirkung. Vielmehr verpuffen solch nichtssagende Schreiben, ohne den gewünschten Effekt zu erzielen. Es ist gerade die Individualität, die ein Dankschreiben hervorhebt und bei Personalern Eindruck machen kann.

Vorneweg deshalb der Hinweis und die Bitte: Kopieren Sie keine Vorlagen oder Muster von Dankschreiben, um diese selbst zu verwenden. Sehen Sie diese lieber als Inspiration, an der Sie sich bei der Erstellung und Verfassung Ihres ganz individuellen Dankschreibens orientieren können.

Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir zwei Beispiele für ein Dankschreiben nach dem Vorstellungsgespräch erstellt:

Sehr geehrter Herr Schmitz,

vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch und die damit verbundene Chance, Sie persönlich von mir und meinen Fähigkeiten zu überzeugen. Unser Gespräch hat mir sehr gut gefallen und die gesamte Atmosphäre, die ich in Ihrem Betrieb erleben durfte, hat einen durchweg positiven Eindruck bei mir hinterlassen.

Da der zeitliche Rahmen unseres Gesprächs eine Vertiefung des Themas leider nicht erlaubte, möchte ich an dieser Stelle noch einmal auf meine Erfahrung im Projektmanagement beim Unternehmen Fantasie AG hinweisen. Das Wissen und die Fähigkeiten, die ich mir dort aneignen konnte, würde ich gerne einsetzen, um Ihr Unternehmen zu unterstützen und die anstehenden Projekte erfolgreich zu gestalten.

Unser Gespräch hat mich noch einmal in meinem Wunsch, für Ihr Unternehmen tätig zu werden, bestärkt. Die Planung für die Zukunft, das hervorragende Arbeitsklima sowie die gute interne Kommunikation haben mich nachhaltig beeindruckt.

Ich hoffe, bald eine positive Rückmeldung von Ihnen zu erhalten und freue mich auf die Zusammenarbeit. Bis dahin verbleibe ich
mit freundlichen Grüßen

Max Mustermann


Sehr geehrte Frau Müller,

im Anschluss an unser Gespräch möchte ich mich noch einmal herzlich für die Einladung und Ihre Zeit bedanken. Das sehr angenehme Gespräch war für mich äußerst aufschlussreich und hat mir nicht nur ermöglicht, Sie persönlich kennenzulernen, sondern weitere Einblicke in Ihr Unternehmen und die Arbeitsweise zu erhalten.

In meinem Wunsch, für Sie als Key Account Manager zu arbeiten und die Bereiche Akquisition und Angebote neu zu gestalten, sehe ich mich nach dem Gespräch noch einmal bekräftigt. Gerade die mit der Position verbundene Verantwortung und Führungsrolle im Team reizt mich sehr und steigert meine Motivation, mich mit meinen Fähigkeiten und Erfahrungen einzusetzen, noch weiter.

Einer baldigen Zusage von Ihnen sehe ich mit großer Freude entgegen. Gerne können Sie mich auch weiterhin telefonisch erreichen, sollten Sie noch Fragen haben.

Mit freundlichen Grüßen

Alexander Claaßen

Wie viele Tage nach dem Vorstellungsgespräch schickt man ein Dankschreiben?

Wie empfehlen als Faustregel: Eine Woche nach dem Vorstellungsgespräch sollte Ihr Ansprechpartner den Brief (oder die E-Mail) auf dem Schreibtisch haben.

Sollten Sie sich zwischen zwei Auswahlrunden befinden – also zum Beispiel noch ein weiteres Vorstellungsgespräch vor sich haben – schicken Sie bitte noch kein Dankesschreiben. Zu aufdringlich. Der richtige Zeitpunkt dafür ist erst nach Abschluss der Auswahlrunden und Vorstellungsgespräche.

Schickt man ein Dankschreiben auch nach einer Jobabsage?

Trotz Absage noch Danke sagen? Das kommt vielen wie pure Zeitverschwendung vor. Ist es aber nicht, im Gegenteil: Es beweist menschliche Größe. Außerdem begegnet man sich meist zweimal im Leben.

Sicher, man hat als Bewerber viel Zeit in die Bewerbung gesteckt und noch mal so viel in die Interviews oder Assessment-Center. Und dann gibt es dafür nur eine Absage. Das frustriert.

Die Frage ist aber: Warum denn nicht?

Dankbarkeit ist ein Schlüssel zum Erfolg. Sie verbessert sowohl die Beziehungen zu anderen Menschen, wie auch unsere Einstellung und Motivation. Und manchmal bringt sie einem sogar Jahre später noch einen Job.

Eine Leserin schrieb uns dazu folgende Geschichte:

Ich hatte vor einem Jahr ein Vorstellungsgespräch bei einer relativ großen Firma. Das Gespräch lief super, wir haben uns alle auf Anhieb verstanden. Dennoch bekam ich eine Absage. Die Enttäuschung war natürlich groß. Trotzdem wollte ich mich nochmal für das tolle Gespräch bedanken. Also schickte ich ein Dankschreiben.

Ein Jahr später bekam ich einen Anruf von dem damaligen Chef, und er sagte mir, dass sie wieder Mitarbeiter einstellen – und ich sei ihn in all den Monaten im Gedächtnis geblieben. Unter anderem auch wegen der Dankesmail. Wir haben uns nochmal getroffen, und ich bekam den Job. Das wäre ohne das Dankschreiben nie passiert.

Ich kann daher jedem nur empfehlen: Hör auf dein Gefühl, statt auf andere. Du hast eh nix zu verlieren. Ganz im Gegenteil: Man kann nur gewinnen!

Auch kursiert im Netzt seit Jahren die Geschichte von Rafael J. Hernandez:

Eines Tages verlor der seinen Job bei einer Agentur. Das allein wäre nicht erwähnenswert. Doch Hernandez entschied sich, über die Kündigung nicht narzisstisch gekränkt zu sein, nein, er schrieb seinem Ex-Boss einen Brief – und zwar einen sehr netten. Darin bedankte er sich für die Chance, für diese Agentur eine zeitlang arbeiten zu dürfen, für die gute Zeit und die vielen Dinge, die er dabei gelernt hatte.

Das Dankschreiben verfehlte seine Wirkung nicht: Über seine ehemaligen Kollegen hörte Hernandez, dass sich sein ehemaliger Chef über so viel menschliche Größe und das Lob sehr gefreut hätte. Deswegen bekam er den Job zwar nicht zurück, blieb aber in positiver Erinnerung.

Und tatsächlich: Jahre später – Hernandez arbeitete inzwischen für eine andere Agentur, verlor er wieder seinen Job. Diesmal aber meldete sich sofort sein Ex-Chef bei ihm. Sein Brief blieb ihm über all die Jahre im Gedächtnis, und nun wollte er ihm eine neue Stelle anbieten, sogar zu besseren Konditionen. Ein einfaches Dankeschön – mit großer Wirkung.

Ein Dankschreiben nach der Jobabsage kann also durchaus sinnvoll und nützlich sein, wenn das „Dankeschön“ ehrlich gemeint ist. Auch nach der Absage drückt ein solcher Brief Wertschätzung aus – für interessanten Bewerbungsprozess, für ein gutes Gespräch. Und es gibt Ihnen die Möglichkeit, den aktuellen Prozess positiv abzuschließen.

Wann kann ein Dankschreiben noch angebracht sein?

Als Anschluss und Nachfassen infolge eines Vorstellungsgesprächs ist das Dankschreiben in jedem Fall gut geeignet. Es kann aber im beruflichen Kontext weitere Gelegenheiten geben, in denen Sie ein Dankschreiben nutzen können.

Viel zu häufig wird ein Danke entweder komplett vergessen oder nur so daher gesagt. Dabei verliert es enorm an Wert und verkommt zur Floskel. Ein ehrliches Dankschreiben hingegen kann Ihre aufrichtige Wertschätzung und ernst gemeinten Dank zum Ausdruck bringen.

Die folgenden Gelegenheiten und Situationen bieten sich für ein Dankschreiben an:

  • Ein erfolgreiches Projekt

    Sie haben über Wochen oder Monate an einem großen Projekt gearbeitet und pünktlich zur Deadline ist alles fertig geworden. Ein großer Erfolg, der Kunde ist zufrieden, der Chef glücklich. Warum nicht ein kurzes Dankschreiben an das gesamte Team verfassen, um kurz Danke für die gemeinsame Arbeit und gegenseitige Unterstützung zu sagen? Das kann natürlich von der Führungskraft ausgehen, doch auch im Team untereinander kann Anerkennung durch ein Dankschreiben ausgedrückt werden.

  • Ein gutes Meeting

    Viele Meetings sind eher Zeitverschwendung als nützlich. Klappt es aber dann doch und die Besprechung war ein voller Erfolg, kann ein Dankschreiben eine schöne Geste sein. Dabei reichen schon ein paar kurze Sätze. Bedanken Sie sich für die nützlichen Informationen, den netten Austausch und die gemeinsame Motivation.

  • Ein erster Kontakt mit neuen Kunden

    Kundenbeziehungen sind stets von großer Bedeutung – ob Sie nun in einem Unternehmen angestellt sind oder als Selbstständiger arbeiten. Entsprechend sollten diese gepflegt werden. Ein Dankschreiben kann ein schöner Weg dazu sein. Schicken Sie doch einmal ein kurzes Dankschreiben, nachdem Sie einen neuen Kunden getroffen haben oder ein erstes Telefonat über die Vorstellungen eines neuen Klienten geführt haben.

[Bildnachweis: alwih by Shutterstock.com]
24. März 2020 Karrierefragen Redaktion Icon Autor: Karrierefragen Redaktion

Die Redaktion der Karrierefragen besteht aus ausgewiesenen Job- und Karriereexperten mit mehr als 20 Jahren Berufserfahrung. Sie sind zudem regelmäßige Autoren der Schwesterseite Karrierebibel.de mit mehr als 4 Millionen Lesern im Monat.

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