Wie lange darf man Bewerberdaten speichern?
Im modernen Bewerbungsmanagement werden Bewerbungen nicht mehr nur klassisch per Post, sondern auch auf digitalem Weg versendet. Das digitale Bewerbermanagement hat verschiedene Vorteile: Die Unterlagen können einfacher archiviert und weitergegeben werden. Vorteile ergeben sich aber auch für den Bewerber: Er kann die Unterlagen einfach und preisgünstig versenden.
Allerdings enthalten Bewerbungen sensible Daten, die unter das Gesetz der DSGVO fallen. Dazu gehören:
- Name und Anschrift des Bewerbers
- Geburtsdatum
- Familienstand
- Telefonnummer und E-Mail-Adresse
- Daten über den persönlichen Werdegang
Gerade beim digitalen Versand der Bewerbungsunterlagen ist es einfach, die Daten zu speichern. Viele Unternehmen vergessen aber, diese Daten wieder zu löschen. Und so liegen sie auf den Servern eines Unternehmens, obwohl sie gar nicht mehr gebraucht werden.
Ohne ausdrückliche Zustimmung des Bewerbers ist eine solche Datenspeicherung jedoch nicht zulässig. Sobald feststeht, dass die vakante Stelle mit einem anderen Kandidaten besetzt wurde, sind die Daten zu löschen.
Das Gesetz sieht für diesen Fall sogar einen konkreten Zeitraum vor: Dieser beträgt sechs Monate. Wenn ein Unternehmen die Daten nach dem Ablauf von sechs Monaten nicht löscht, macht es sich im Sinne der DSGVO strafbar.
Gibt es Aufbewahrungsfristen für Bewerbungsunterlagen?
Grundsätzlich dürfen Bewerbungsunterlagen für den gesamten Zeitraum des Bewerbungsprozesses gespeichert werden. Dies gilt auch dann, wenn dieser Prozess länger als sechs Monate dauert.
Es gibt schließlich auch Unternehmen, die längerfristig auf der Suche nach Bewerbern sind.
Ein Beispiel:
Eine Handelskette plant die Eröffnung einer neuen Filiale. Oft beginnt die Suche nach geeigneten Bewerbern schon mit dem Bau der Filiale. Es vergehen mehrere Monate, bis die Filiale eröffnet werden kann.
In diesem Fall ist es zulässig, eine Bewerbung für den gesamten Bewerbungsprozess zu speichern. Häufig werden Bewerbungen zunächst gesammelt. Das Unternehmen verzichtet auf die Schaltung gezielter Anzeigen, sondern macht mit Schildern oder Plakaten auf sich aufmerksam, die am neuen Standort der Filiale angebracht werden. Somit gibt es keine Bewerbungsfrist.
Die Bewerbungen kommen in unregelmäßigen Abständen herein. Dies hat den Vorteil, dass die einzelnen Bewerbungen im Personalbüro besser gesichtet werden können. Mit der Schaltung einer Anzeige kommt häufig eine Flut von Bewerbungen hinein, und gute Bewerberangebote gehen nicht selten unter. Die Bewerber werden ausgewählt, bevor die Filiale eingerichtet wird.
In einem solchen Fall ist die Speicherung der Bewerberdaten auch für einen Zeitraum statthaft, der über den sechs Monaten liegt, die eigentlich von der DSGVO vorgegeben wurden.
Die Bewerberdaten müssten dann erst gelöscht werden, wenn die Stellen besetzt sind.
Was sagt die DSGVO über den Datenschutz beim Recruiting?
Die Vorschriften in Bezug auf den Datenschutz beim Recruiting sind in § 15 DSGVO festgehalten. Die Vorschrift besagt, dass der Bewerber zu jedem Zeitpunkt Auskunft verlangen kann, welche Daten über ihn auf welche Weise gespeichert wurden.
Häufig muss die Anfrage zur Auskunft schriftlich angefordert werden. Das Unternehmen wiederum gibt dann eine schriftliche Antwort. Diese umfasst alle Daten, die von dem Bewerber erfasst wurden.
In der Regel erfolgt eine elektronische Speicherung. Beim klassischen Versand der Bewerbungsunterlagen kann auch die Ablage der personenbezogenen Daten in einem Ordner erfolgen. Auch in diesem Fall ist das Unternehmen verpflichtet, über die Bewerberdaten Auskunft zu geben.
Überdies ist das Unternehmen verpflichtet, die Zweckgebundenheit der Bewerberdaten zu dokumentieren. Dies bedeutet, dass in der Auskunft dargestellt werden muss, warum die Daten gespeichert wurden. Wenn angegeben wird, dass die Speicherung zum Zwecke der Bewerbung erfolgt ist, muss eine entsprechende Stelle vakant sein. Es ist nicht gestattet, Bewerberdaten ohne die Zustimmung des Bewerbers quasi auf Vorrat zu speichern. Wenn keine Stelle vakant ist, hat das Unternehmen die Daten innerhalb von sechs Monaten zu löschen.
Wie kann ich das Löschen meiner Bewerberdaten verlangen?
Ein Bewerber kann die Löschung seiner persönlichen Bewerberdaten zu jedem Zeitpunkt verlangen.
Wenn ein Bewerbungsgespräch nicht positiv erfolgt, kann der Bewerber noch während des Gesprächs um die Löschung der Daten bitten. Auch innerhalb der sechs Monate, in denen die Frist für die Löschung läuft, ist der Bewerber berechtigt, die Löschung der Daten zu verlangen.
Ein Unternehmen, das Daten von Bewerbern gespeichert hat, muss dem direkten Wunsch nach der Löschung der Bewerberdaten unmittelbar nach der Aufforderung durch den Bewerber nachkommen. Dies gilt auch für den Fall, dass noch eine Stelle vakant und die Speicherung der Bewerberdaten grundsätzlich erlaubt ist.
Ein Beispiel:
Ein Bewerber hat sich bei mehreren Unternehmen beworben und seine Bewerberdaten auf digitalem Weg versendet.
In allen Unternehmen sind Stellen vakant. Das Unternehmen hat noch keine Entscheidung getroffen, welcher Bewerber die Stelle besetzen kann. Mitunter dauern die Bewerbergespräche etwas länger, oder die Stelle wird erst zu einem späteren Zeitpunkt frei.
Mittlerweile hat der Bewerber eine Stelle gefunden. Er bittet die anderen Unternehmen, bei denen er ebenfalls eine Bewerbung eingereicht hat, um Löschung seiner Daten, weil die Bewerbung aus seiner Sicht nicht mehr relevant ist. In diesem Fall muss das angesprochene Unternehmen die Bewerberdaten umgehend aus der Datei löschen.
Sollte das Unternehmen dem Wunsch des Bewerbers nicht nachkommen, ist laut DSGVO eine Verletzung erfolgt, die eine Strafe nach sich ziehen kann. Dass die Stelle noch vakant und eine Löschung grundsätzlich gar nicht erforderlich ist, spielt in diesem Fall keine Rolle. Hier hat der Wunsch des Bewerbers absolute Priorität.
Kann ich mein Einverständnis für die längere Datenspeicherung geben?
Viele Bewerber haben besondere Vorstellungen von ihrer beruflichen Zukunft. Wenn Sie beispielsweise in einem bestimmten Unternehmen arbeiten möchten, können Sie sich auch dann bewerben, wenn keine Stelle ausgeschrieben ist. Dieses Procedere wird als Initiativbewerbung bezeichnet. Sie versenden eine Bewerbung, ohne zu wissen, ob überhaupt eine Stelle frei ist.
Viele Unternehmen schätzen diese Art der Bewerbung. Laut den Vorgaben der DSGVO ist eine solche Bewerbung aber nicht gestützt, da keine Relevanz für die Speicherung der Bewerberdaten vorliegt. Sie können in diesem Fall die Speicherung Ihrer Bewerberdaten erlauben.
Dies gilt nicht nur im Fall der Initiativbewerbung. Auch wenn Bewerbungsfristen verstrichen sind, können Sie die Speicherung Ihrer Unterlagen für die Besetzung einer eventuell frei werdenden Stelle erlauben. Es ist von Vorteil, wenn Sie dieses Einverständnis schriftlich erteilen.
Nur dann ist das Unternehmen auf der sicheren Seite – Sie selbst aber auch, falls eine passende Stelle frei wird und man Ihre Bewerberdaten deshalb noch kennt.
Extra-Tipp
Nach dem Ablauf von sechs Monaten sollten Sie das Einverständnis erneuern, da einige Unternehmen eine automatische Löschung der Bewerberdaten vornehmen.
