Darf ich mein Smartphone im Meeting benutzen?

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Darf ich mein Smartphone im Meeting benutzen?

Zwischendurch mal am Smartphone Termine checken; sehen, was im Netz so los ist. Das stört zwar keinen direkt. Sie sagen damit aber indirekt, dass Ihnen andere Termine und Aufgaben gerade wichtiger sind. Und Sie zeigen den Anwesenden damit Ihr Desinteresse am Thema. In kleinen Gruppen geht das gar nicht. Das kommt einem Akt der Missachtung gleich. Außerdem ist es groß unhöflich. Schließlich hat es einen Grund, warum Sie mit im Meeting sitzen: Sie sollen sich beteiligen, einbringen, mitdenken – und sich nicht ablenken.

In großen Teams und einem Meeting mit mehr als zehn Teilnehmern kann man vielleicht noch heimlich (unter dem Tisch) mal kurz seine Mails checken. Aber mit Betonung auf kurz und checken. Also nur lesen, besser überfliegen. Schreiben, kommunizieren oder gar shoppen und an eBay-Auktionen mitsteigern ist absolut tabu.

In diesem Fall sollte man eher an der Meetingkultur arbeiten.

Offensichtlich sitzen zu viele oder die falschen Teilnehmer im Meeting. Die Bedeutung des Einzelnen ist den Anwesenden nicht klar. Es bestehen keine generellen Meetingregeln. Wenn Sie so gar nichts beisteuern können oder wollen, sollten Sie lieber höflich fragen, ob Sie die Sitzung verlassen dürfen, statt die Zeit unproduktiv zu verbringen (was Sie so wörtlich aber bitte nicht sagen!).

Das könnte beim ersten Mal zwar heftiges Staunen bei den anderen verursachen.

Aber vielleicht finden sich bald Nachahmer und die Meetings werden dadurch besser vorbereitet, mit sinnvoller Tagesordnung und mit Teilnehmern, die wirklich notwendig sind. Stoßen Sie also lieber eine positive Veränderung der Meetingkultur an, statt auf dem Smartphone zu daddeln. Ihre Kollegen werden Ihnen dafür dankbar sein.

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Was mache ich mit meinem Smartphone im Meeting?

An diese ungeschriebenen Handy-Gesetze sollten Sie sich in einem Meeting halten:

Lautlos stellen

Stellen Sie das Smartphone vor dem Meeting ganz aus oder auf lautlos und deaktivieren Sie auch den Vibrationsalarm. Das Bimmeln stört in einer Besprechung kolossal und ist rücksichtslos. Sollten Sie auf eine wichtige Nachricht warten, die keinen Aufschub duldet, dann lassen Sie ausschließlich den Vibrationsalarm an.
Nicht auf den Tisch legen

Verzichten Sie darauf, Ihr Smartphone demonstrativ vor sich auf den Tisch zu legen. Es lenkt ab, macht nervös und ist im Grunde eine riesige Respektlosigkeit. Andere animiert es dazu, selbst auch mal aufs Mobiltelefon zu schauen. Wenn es dann auch noch anfängt zu klingeln oder zu vibrieren, haben alle den inhaltlichen Faden verloren.
Block mitnehmen

Falls Sie sich im Meeting Notizen machen wollen, dann verwenden Sie dafür ganz traditionell Stift mit Block. Das Smartphone ist kein guter Notizblock. Erstens lässt es sich mit seinen kleinen Tasten nur schwer schnell schreiben. Und zweitens: Tippen Sie auf dem Handy herum, dann denkt jeder, dass Sie gerade mit etwas völlig anderem beschäftigt sind. Eine mögliche Alternative ist ein Tablet.
Pausen einlegen

Eine empfehlenswerte Strategie ist es, in einem Meeting eine kurze Handy-Pause einzulegen. Jeder Teilnehmer hat dann die Möglichkeit, Posteingang und WhatsApp-Konto zu checken und eingegangene Nachrichten zu beantworten. Darauf muss sich die Gruppe aber VOR der Besprechung einigen. Im Meeting selbst ist der Blick auf Handys tabu.
Handy einsammeln

Eine Maßnahme, die ein handyfreies Meeting garantiert: Der Meeting-Leiter sammelt vor der Sitzung die Telefone von allen Teilnehmern ein. Ausgegeben werden sie erst wieder in der Handy-Pause oder nach dem Meeting.

Darf ich im Meeting ans Handy gehen?

Auf keinen Fall! Wenn das Handy im Meeting klingelt, gehen Sie bitte nicht ran. Das wäre grob unhöflich und geradezu respektlos den anderen Teilnehmern gegenüber. Am besten, Sie drücken den Anruf kurzerhand weg und sagen „Entschuldigung“ in die Runde. Handelt es sich um einen mutmaßlich wichtigen Anruf, dann entschuldigen Sie sich kurz bei den Anwesenden, verlassen schnell den Raum, nehmen draußen das Telefonat an und telefonieren dort weiter. Sobald das Telefonat beendet, kehren Sie in den Besprechungsraum zurück und setzen sich auf Ihren Platz, ohne das Meeting zu unterbrechen.

Tipp: Sollten Sie auf eine wichtige Benachrichtigung warten, kommunizieren Sie das vorher an die Kollegen. Dann wird es Ihnen auch niemand übel nehmen, wenn Sie kurz vor die Tür gehen, um mit einem wichtigen Kunden zu telefonieren. Das sollten Sie zu Beginn des Meetings sagen, damit alle Bescheid wissen.

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