Wie schreibt man eine Einladung zur Weihnachtsfeier?

Schritt für Schritt zur perfekten Weihnachtsfeier Einladung

Die Weihnachtszeit ist eine wunderbare Gelegenheit, um das Jahr gemeinsam mit Ihrem Team in festlicher Atmosphäre abzuschließen. Damit Ihre Weihnachtsfeier ein voller Erfolg wird, ist eine ansprechende Einladung von entscheidender Bedeutung. Es gilt also, bei der Gestaltung nichts zu überstürzen und schrittweise vorzugehen, um den bestmöglichen Effekt aus dem Anschreiben erzielen zu können. Dabei sollten vorab einige wichtige Fragen geklärt werden.

1. Wann sollte die Einladung erstellt werden?

Der erste Punkt, über den Sie sich Gedanken machen sollten, ist der Zeitpunkt der Einladungserstellung. Denn gerade in der Vorweihnachtszeit gestaltet es sich als schwierig, einen Tag zu finden, an dem alle Mitarbeitenden verfügbar sind. Daher ist es wichtig, den Termin sowie alle wichtigen Informationen frühzeitig bekannt zu geben. Eine Möglichkeit wäre beispielsweise, drei bis sechs Monate im Voraus eine Vorankündigung zu verschicken und später weitere Informationen nachzuliefern. Idealerweise findet die Weihnachtsfeier immer zum selben Zeitpunkt statt. Dies reduziert terminliche Missverständnisse und ermöglicht es allen Mitarbeitenden, sich den Tag freizuhalten.

2. Wie sollte die Einladung erstellt werden?

Bevor es an das Verfassen des Einladungstextes geht, sollten Sie sich überlegen, ob Sie diese auf digitale oder analoge Weise versenden wollen.

Per E-Mail

Der einfachste und effizienteste Weg, möglichst viele Mitarbeitende aus unterschiedlichen Abteilungen zu erreichen, ist per E-Mail. Hierbei ist es wichtig, sofort die Aufmerksamkeit der Adressaten und Adressatinnen zu gewinnen, damit die Einladung nicht im Postfach übersehen oder gar ungelesen im Papierkorb landet. Aus diesem Grund ist es ratsam, eine originelle Betreffzeile zu formulieren, die sofort ins Auge fällt.

Hier einige Beispiele

• [Name], kommen Sie zur Weihnachtsfeier?
• Ho Ho Ho… Unsere Weihnachtsfeier steht vor der Tür.
• Feiert mit uns ein erfolgreiches Jahr [202X]
• All we want for Christmas is You!
• Walking in a Winter Wonderland – Macht mit bei unserer Glühweinwanderung.
• Tis the Season to Celebrate – Hier kommt Deine Einladung zur Weihnachtsfeier.
• A year to remember – Feiert mit uns ein erfolgreiches Geschäftsjahr!
• Cheers to Christmas & Cheers to us – Seid dabei, wenn wir in unsere Glühweinparty starten!

Per Post

Wenn Sie innerhalb eines kleinen Teams arbeiten, kann auch eine postalische Einladungskarte eine tolle Möglichkeit sein, um die Belegschaft zu erreichen. Durch ein exklusives Anschreiben in Papierform bauen Sie eine besondere Nähe zwischen Ihnen sowie den empfangenden Personen auf und verleihen Ihrer Nachricht eine größere Bedeutung. Gleichzeitig entgehen Sie der Gefahr, dass Ihre Einladung in der Flut digitaler E-Mails untergeht. Darüber hinaus erreichen Sie auch jene Teammitglieder, die möglicherweise nicht so versiert im Umgang mit elektronischen Medien sind.

Tipp: Sie haben sich für einen Einladungsgruß per Post entschieden? Dann nehmen Sie sich die Zeit und unterschreiben Sie jede Karte handschriftlich. Diese kleine Geste lässt die Einladung umso persönlicher und herzlicher wirken.

3. Wie gestalte ich die Weihnachtsfeier Einladung?

Bei der Gestaltung der Weihnachtsfeier Einladung gilt: Je origineller, desto besser! Doch keine Sorge, falls Sie weder ein grafisches Händchen noch eine kreative Ader besitzen: Es gibt mittlerweile eine Vielzahl an kostenlosen Online-Vorlagen, die nur noch individualisiert und in Auftrag gegeben werden müssen. Eine Möglichkeit, die Karte anzupassen, wäre beispielsweise die Auswahl einer passenden Kolorierung. Hierbei können Sie auf klassische Farben wie Rot, Grün, Blau, Silber oder Gold setzen. Darüber hinaus gibt es bei den meisten Online-Vorlagen die Option, bestimmte Elemente in das Layout einzubinden.

Typische Weihnachtsmotive wären etwa Tannenzweige und rote Beeren, Zipfelmützen, Geschenkpäckchen oder Schneeflocken. Vielleicht haben Sie auch noch schöne Bilder von der letzten Firmenweihnachtsfeier? Dann packen Sie das Teamfoto gleich mit in die Einladung! Vergessen Sie darüber hinaus nicht, Ihr Logo einzufügen – insbesondere, wenn Sie externe Gäste einladen.

4. Welche Informationen gehören in die Weihnachtsfeier Einladung?

Die Versandmethode ist geklärt, das Layout steht – nun geht es an das Verfassen des Einladungstextes! Doch welche Informationen sollten in der Weihnachtsfeier Einladung aufgegriffen werden? Um die einzelnen Event-Details zu strukturieren, können Sie sich an den klassischen fünf W-Fragen orientieren:

• Was?
  Teilen Sie das Rahmenprogramm der Weihnachtsfeier mit, doch achten Sie darauf, nicht gleich das komplette Event-Timing zu verraten. Auf diese Weise können Sie die Neugierde Ihrer Gäste wecken und die Spannung bis zum Startpunkt der Weihnachtsfeier hochhalten.
• Wann?
  Neben Datum und Beginn der Weihnachtsfeier kann an diesem Punkt auch das geplante Ende genannt werden.
• Wo?
  Falls die Weihnachtsfeier nicht im Betrieb stattfinden sollte, fügen Sie der Einladung eine Adresse, Anfahrtsbeschreibung sowie Tipps zu Parkmöglichkeiten hinzu. Ist eine gemeinsame Anreise geplant, sollten Sie an dieser Stelle zusätzlich auch den gemeinsamen Treffpunkt erwähnen.
• Wer?
  Geben Sie an, ob und wie viele Begleitpersonen mitgebracht werden dürfen.
• Wie?
  Um direkte Reaktionen auf die Einladung zu erhalten, ist es entscheidend, bereits im Text die entsprechenden Anmeldeoptionen für die Weihnachtsfeier zu kommunizieren. Teilen Sie also mit, ob die Empfänger und Empfängerinnen telefonisch, über eine Registrierungsseite, per E-Mail oder persönlich auf Ihre Einladung antworten können. Für eventuelle Rückfragen sollte hier zudem auch ein Ansprechpartner oder eine Ansprechpartnerin genannt werden.

Wie könnte ein beispielhafter Text aussehen?

Ein gelungener Einladungstext bringt alle wichtigen Informationen präzise und prägnant auf den Punkt. Die Formulierungen sollten dabei sowohl ansprechend als auch persönlich sein. Vermeiden Sie Floskeln sowie Standardphrasen und setzen Sie stattdessen auf eine Sprache, die dem Ton Ihrer Unternehmenskultur gleicht. Besonders bei einer Weihnachtsfeier Einladung bietet es sich an, auf einige Erfolge der vergangenen Monate zurückzublicken und den Einsatz Ihres Teams zu würdigen.

Dafür sollten Sie auf emotionale Worte und berührende Botschaften setzen. Welche Aspekte möchten Sie wertschätzend hervorheben? Worauf sind Sie besonders stolz? Und was für Meilensteine wurden in diesem Jahr erreicht? Möglicherweise gibt es auch firmeninterne Insider-Witze, Erinnerungen oder Verbindungen, die Sie in den Text einfließen lassen könnten, um der Einladung eine persönliche Note zu verleihen. Individualität ist hier das Schlüsselwort, das Ihren Text einzigartig und besonders macht!

Nutzen Sie als Inspiration gerne eine dieser Textvorlagen:

Version 1

„Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
es ist fast geschafft: Das Geschäftsjahr neigt sich dem Ende zu und ist dank Euch allen ein voller Erfolg geworden. Lasst uns dies gemeinsam feiern und seid dabei, wenn unsere alljährliche Weihnachtsfeier am [Datum] um [Uhrzeit] in die nächste Runde geht.

Die Fakten

Was: Gemeinsames Weihnachtsessen, Unternehmensrückblick und ein paar geheime Programmpunkte.

Wann: Am [Datum], ab [Startzeit] bis voraussichtlich [Endpunkt].

Wo: [Location], [Adresse]. Parkmöglichkeiten sind direkt nebenan vorhanden.

Anmeldung: Bitte teilt uns bis zum [Datum] per E-Mail an [E-Mail Adresse] mit, ob wir Euch bei der Weihnachtsfeier begrüßen dürfen und mit wie vielen Begleitpersonen Ihr erscheinen werdet. Bei Fragen könnt Ihr Euch jederzeit an [Ansprechpartner:in] wenden: [Kontaktdaten]

Wir freuen uns schon wahnsinnig auf Euch!
Euer Team von [Firmenname]“

Version 2

„Liebe Kolleginnen und Kollegen,
mit großen Schritten geht es auf die Adventszeit und damit auch auf das Jahresende zu. Um die vergangenen Monate Revue passieren zu lassen und die gemeinsamen Erfolge gebührend zu würdigen, laden wir Sie daher herzlich zur diesjährigen Firmen-Weihnachtsfeier ein. Es erwartet Sie ein abwechslungsreicher Abend mit Live-Musik, köstlichem Essen, geselligem Beisammensein und kleinen Überraschungen.

Datum: [Datum].

Uhrzeit: Ab [Startzeit] bis voraussichtlich [Endpunkt].

Ort: [Location], [Adresse].

Bitte lassen Sie uns bis zum [Datum] per E-Mail an [E-Mail Adresse] wissen, ob Sie an der Weihnachtsfeier teilnehmen können. Wir freuen uns sehr auf Ihre Anwesenheit!

Herzliche Weihnachtsgrüße,
[Ihr Name]
[Position/Titel]
[Firma/Organisation] “

Fazit

Eine erfolgreiche Weihnachtsfeier beginnt mit einer sorgfältigen Planung. Dazu gehören auch die Gestaltung und der Versand von Einladungen, welche die Vorfreude auf das bevorstehende Event steigern. Denn schließlich wollen Sie möglichst viele Mitarbeitende für die festliche Firmenfeier begeistern. Mit ein paar hilfreichen Tipps und Tricks erachtet sich das Verfassen einer Weihnachtsfeier Einladung als gar nicht mehr so schwer! Lassen Sie also Ihrer Kreativität freien Lauf und sprechen Sie durch persönliche Anekdoten die Emotionen Ihrer Gäste an. Sie werden überrascht sein, wie positiv die Rückmeldungen auf Ihr Anschreiben ausfallen werden.

Über die Autorin
Katrin Adler arbeitet seit dem Jahr 2020 als Head of Marketing bei der Bonner Teambuilding Agentur Herzbluttiger Events. Neben ihrer marketingorientierten Haupttätigkeit ist sie dort auch für die Organisation interner Teambuilding Maßnahmen und Events zuständig. Aus eigener Erfahrung weiß sie, wie wichtig dabei ein gutes Einladungsmanagement ist, um die Teilnahmebereitschaft der Mitarbeitenden zu erhöhen. Deshalb teilt sie gerne ihre Erfahrungen, um Personal- sowie Führungsabteilungen bei der Planung von Firmenevents zu unterstützen.