Referenzen oder Empfehlungsschreiben: Was ist der Unterschied?
Während Ex-Mitarbeiter nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses einen gesetzlichen Anspruch auf ein (qualifiziertes) Arbeitszeugnis haben, sind Referenzen und Empfehlungsschreiben komplett freiwillig.
Entsprechend wertvoll sind sie für die Bewerbung: Wer seiner Bewerbung ein bis maximal drei Referenzschreiben beifügen kann, beweist, dass ehemalige Vorgesetzte (oder Kunden) bereit sind, proaktiv und positiv für ihn zu bürgen. Allein diese Aussage im Subtext ist bereits ein starkes Argument für einen Kandidaten.
Grundsätzlich unterscheiden sich Referenzen (oder Referenzschreiben) und Empfehlungsschreiben jedoch kaum:
- Während Empfehlungsschreiben an einen konkreten Empfänger gerichtet sind und den Schwerpunkt auf die Zukunft richten, den Arbeitnehmer also für eine bestimmte Stelle empfehlen,
- legen Referenzen den Schwerpunkt auf die Vergangenheit und damit auf erworbene Qualifikation oder bislang ausgeübte Tätigkeiten, die den Arbeitgeber natürlich ebenfalls für die künftige Position qualifizieren. Ähnlich wie das Zeugnis richtet sich das Referenzschreiben aber nicht an einen bestimmten oder namentlich genannten Adressaten, sondern ist allgemein gehalten. Es ist damit also auch häufiger einsetzbar.
Weil der Absender bei beiden Schreiben als eine Art Bürge oder Gutachter auftritt, werden die Dokumente allerdings anders als das Arbeitszeugnis in Ich-Form verfasst. Es ist eine persönliche Einschätzung des Protegés durch seinen ehemaligen Mentor. Die Empfehlung darf also auch persönlich und emotional gehalten sein.
Hintergrund-Info
Der Begriff „Referenz“ stammt übrigens vom lateinischen referre ab und bedeutet so viel wie „auf etwas zurückführen“, „sich auf etwas beziehen“, „berichten“.
Ansonsten ist der Aufbau beider Schreiben praktisch gleich: Referenz- wie Empfehlungsschreiben enthalten allesamt folgende Elemente…
- Briefkopf des Ausstellers (Vorname, Nachname sowie Name und Unternehmen oder Organisation)
- Direkte Telefonnummer (für etwaige Rückfragen kommt häufig vor!)
- Datum
- Name und Anschrift des Adressaten (nicht des Bewerbers!)
- Betreff (Empfehlungsschreiben für… – hier taucht der Bewerber namentlich auf)
- Kurze Selbstvorstellung (Wer ist der Gutachter: ehemaliger Chef?)
- Ausstellungsgrund (meist Jobwechsel oder Ende des Praktikums)
- Sachliche Empfehlung des Begutachteten (Name, von wann bis wann hat es was gearbeitet; wie war das hierarchische Verhältnis?)
- Erreichte Qualifikationen (Studien- oder Ausbildungsabschluss, Zertifikate, Weiterbildungen)
- Erfolge (Welche bisherigen Leistungen sind besonders erwähnens- und lobenswert?
- Subjektive Empfehlung des Begutachteten (Wie wird die Persönlichkeit eingeschätzt, die Softskills und die Eignung für die avisierte Position?)
- Datum, Unterschrift
Formal sollte das Empfehlungs- oder Referenzschreiben…
- eine DIN-A4-Seite nicht überschreiten.
- auf Firmenpapier gedruckt sein.
Eine typische Geheimsprache wie bei Arbeitszeugnissen sonst üblich, findet sich in den Referenzen nicht. Wer Sie nicht empfehlen kann, wird dies auch nicht tun. Da gibt also nichts zu verklausulieren.
Dennoch sollten Sie darauf achten, dass Ihr Referenzgeber selbst einen guten Leumund und Ruf besitzt und es mit der Lobhudelei nicht übertreibt. Das macht die Empfehlung sonst schnell unglaubwürdig und lässt sie aussehen wie ein Gefälligkeitsgutachten.
Ebenso sollten Sie darum bitten, dass Ihr Fürsprecher im Schreiben keine abgedroschenen Floskeln verwendet. Superlative, die sowieso nicht stimmen können, wirken ebenfalls kontraproduktiv. Und mehr als drei Empfehlungsschreiben oder Referenzen sollten Sie Ihrer Bewerbung nicht beifügen. Die reichen vollkommen aus. Hierbei gilt: Klasse vor Masse.
Und so könnte ein solches Empfehlungsschreiben aussehen:
Musterbeispiel für ein Empfehlungsschreiben
Name des Referenzgebers
Anschrift
PLZ Wohnort
Telefonnummer
Empfänger
Adresse
PLZ Unternehmenssitz
Empfehlungsschreiben für XXX
Nach langjähriger und hervorragender Arbeit in unserem Unternehmen hat sich Herr/Frau ____________ dazu entschlossen, neue berufliche Herausforderung zu suchen. Ein Schritt, den ich als sein bisheriger Chef einerseits sehr bedauere, aber Herrn/Frau ____________ dennoch wärmstens weiterempfehlen kann.
In der Zeit von TT.MM.JJJJ bis TT.MM.JJJJ hat Herr/Frau ____________ in der Position als ____________ für mich gearbeitet und dabei seine Aufgaben stets zu meiner vollsten Zufriedenheit und mit großem Elan und viel Engagement bewältigt. Ich habe ihn/sie als selbstständig denkenden und verantwortungsvollen und immer zuverlässigen Kollegen/in kennen und schätzen gelernt.
Herr/Frau ____________ genießt bis heute einen hervorragenden Ruf bei seinen Kollegen und Kunden – nicht zuletzt wegen seiner/ihrer zahlreichen konstruktiven Vorschläge zur Lösung damaliger Probleme.
Neben der einwandfreien fachlichen Qualifikation zeichnet sich Herr/Frau ____________ durch Optimismus, Freundlichkeit und Teamfähigkeit aus. Ich halte ihn/sie für die Position als ____________ für bestens geeignet und empfehle ihn/sie jederzeit für eine Beschäftigung in diesem Bereich.
Falls Sie hierzu noch Fragen haben, stehe ich Ihnen gerne für telefonische Rückfragen zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift Referenzgeber
Siehe hierzu auch:
- Referenzen in der Bewerbung: Mit bester Empfehlung
- Empfehlungsschreiben: Tipps und Muster
- Referenzliste in der Bewerbung: Tipps zum Aufbau
Was ist besser für die Bewerbung: Referenzen oder Empfehlungsschreiben?
Aber was ist jetzt besser für die Bewerbung: Referenzen oder Empfehlungsschreiben? Die Frage ist ein bisschen akademisch, da sich beide Schreiben im Kern kaum unterscheiden. Sie sind allerdings in jedem Fall eine wertvolle Erweiterung der Bewerbungsmappe und Bewerbungsunterlagen – und haben bei Personalern auch zunehmend mehr Gewicht. Insbesondere gegenüber dem Arbeitszeugnis.
Überdies lässt sich sagen:
- Weil Empfehlungsschreiben gezielt an einen Empfänger gerichtet sind, lassen sie sich nicht für jede x-beliebige Bewerbung einsetzen, sondern genau nur einmal – für ein Unternehmen und eine Stelle. Das hebt jede Bewerbung sofort über den Status einer Massenbewerbung hinaus – und wertet die Unterlagen enorm auf.
Wenn Sie sich also auf einen absoluten Traumjob bewerben und gezielt dafür ein bis zwei Empfehlungsschreiben von ehemaligen Chefs bekommen können, ist das definitiv ein unschlagbarer Vorteil.
- Wer sich hingegen auf viele Stellen bewerben möchte, fährt mit den Referenzen besser. Ihr größter Vorteil ist, dass sie sich universell (also immer wieder) zur Bewerbung einsetzen lassen. Das wissen allerdings auch Personalprofis. Deshalb sollten Sie damit aufgerüstete Bewerbungsunterlagen mit anderen Indizien aufwerten, um nicht nach Massenbewerbung auszusehen. Zum Beispiel, indem Sie im Lebenslauf die angestrebte Position nennen.
